Databeskyttelse

Senest opdateret 16-05-2022

Som offentlig myndighed har vi et særligt ansvar for at passe godt på de personlige data, borgere, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere betror os.

Det er et ansvar, vi tager alvorligt, og derfor har vi, lige som andre myndigheder, en databeskyttelsesrådgiver, som holder øje med, at vi gør det korrekt.

Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi behandler dine data, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Værd at vide om databeskyttelse

Hvorfor har I brug for oplysninger?

Vi indsamler og behandler kun de informationer, som er nødvendige for at behandle din sag, eller som følger af anden lovgivning. F.eks. har vi ofte brug for dit CPR-nummer for entydig identifikation.

Hvor får I oplysninger fra mig?

Nogle informationer henter vi fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, som f.eks. indkomstoplysninger, SKAT, BBR mv. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du f.eks. ansøger om en ydelse eller service.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine services og ydelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en service eller ydelse.

Hvordan håndterer I mine persondata?

Som udgangspunkt anvender vi den fælles offentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit NemID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter.

Du kan dog også støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver så høj sikkerhed, fordi informationerne, du får adgang til, ikke er følsomme. Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password. Det sker eksempelvis på bibliotekernes selvbetjeningsløsning.

Når vi indhenter personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige lovmæssige og praktiske retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dem. Det varierer, alt efter om det drejer sig om f.eks. en sag i Jobcentret, en byggesag eller en jobansøgning.

Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Det reguleres af arkivloven.

Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte de enkelte fagområder i kommunen.

Kommunens egne web-formularer

På stevns.dk har vi nogle formularer, vi selv har lavet. Når du udfylder en af dem, og sender den til os, behandler vi dine personlige oplysninger.

Vores web-system (Drupal) sender formularen til os som en krypteret mail, og du får ligeledes en kvittering på mail.

Hvor lang tid opbevarer I min indsendelse?

På stevns.dk har vi to typer af webformularer.

Den ene type kan f.eks. være ’Anmeldelse til Teknik & Miljø’, hvor du løbende kan fortælle os, hvis der er noget galt på kommunens stier og veje. Her sletter vi din indsendelse med det samme, når vores webserver har afsendt mails til dig og til os. Herefter journaliserer vi din indsendelse, hvis den indgår i en sag, så vi kan dokumentere det arbejde, der er lavet.

Den anden type kan være tilmeldinger til et arrangement (f.eks. et borgermøde). Her sletter vi først din indsendelse, når fristen for tilmelding er overskredet, og vi har trukket alle tilmeldinger ud af systemet. Vi sletter din tilmelding, når arrangementet er afviklet.

Hvad er mine rettigheder?

Du har altid ret til indsigt i, hvilke oplysninger om dig vi behandler.

Søg om indsigt via borger.dk

Du kan også skrive til os via Digital post eller Kontakt.

Du har som borger ret til at:

Få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig i elektroniske registre.
Få forkerte oplysninger rettet, slettet eller blokeret.
Gøre indsigelse mod, at bestemte oplysninger behandles; f.eks. hvis du mener, at vi ikke har ret til at behandle eller videregive følsomme oplysninger. Hvis din indsigelse er berettiget, skal vores behandling ophøre.
Tilbagekalde et tidligere afgivet samtykke til behandling af følsomme oplysninger.

Desuden har du ret til at:

Få oplyst af os når vi indsamler personoplysninger om dig i elektroniske registre, medmindre du på forhånd er klar over det; f.eks. hvis du selv har indsendt oplysningerne.
Få oplyst , hvis din oplysninger videregives til andre.

Vær opmærksom på, at selvom du har retten til at søge om berigtigelse eller sletning, ikke nødvendigvis betyder, det kan lade sig gøre. Det afhænger f.eks. af den gældende lov for de pågældende informationer, nødvendigheden i forhold til et konkret sagsforløb m.v.

Hvis du vil klage over vores behandling af dine personlige oplysninger, kan du henvende dig til Datatilsynet.

Hvordan får jeg indsigt og aktindsigt?

Som borger har du både mulighed for at bede om indsigt og aktindsigt.

Indsigtsretten handler om din ret til at se elektronisk databehandling og manuelle registre, og giver kun indsigt i informationer om dig selv. Det kan være en bred indsigt, være mere specifikt også tidsmæssigt eller vedrøre konkrete sager eller områder.

Aktindsigt efter forvaltningsloven drejer sig om, at du som borger er part i en sag, hvor Stevns Kommune har truffet eller vil træffe en afgørelse. Reglerne om aktindsigt giver ikke alene adgang til oplysninger om dig som part i en sag, men kan også give dig indsigt i oplysninger om andre parter.

Henvendelse om indsigt skal ske til Stevns Kommune.

Du hjælper os med at betjene dig hurtigere, hvis du oplyser nedenstående:

Navn, CPR-nummer og telefonnummer
Hvilke områder du ønsker indsigt i
Evt. afgrænsede tidsperioder

Jo mere præcist, du beskriver din henvendelse, jo bedre.

Svartid

Du vil modtage svar i din digitale postkasse, så hurtigt som vi kan behandle din anmodning, dog senest 30 dage efter, at vi har modtaget din anmodning. Hvis der er tale om omfattende materiale, kan vi evt. have længere sagsbehandling, dog skal du have et foreløbigt svar inden for 30 dage og vil samtidig få at vide, hvornår du kan forvente et endeligt svar.

Er du fritaget for at modtage digital post fra det offentlige, vil du modtage svar med posten.

Hvilke cookies indsamler I?

Denne hjemmeside bruger cookies. Vi bruger cookies til at tilpasse vores indhold og annoncer, til at vise dig funktioner til sociale medier og til at analysere vores trafik. Vi deler også oplysninger om din brug af vores website med vores partnere inden for sociale medier, annonceringspartnere og analysepartnere. Vores partnere kan kombinere disse data med andre oplysninger, du har givet dem, eller som de har indsamlet fra din brug af deres tjenester. Du samtykker til vores cookies, hvis du fortsætter med at anvende vores hjemmeside.

Læs mere om vores Cookies

Hvordan bruger I billeder

I Stevns Kommune tager vi mange billeder hver dag. Vi bruger dem typisk til at fortælle gode, positive historier fra kommunens dagligdag.

Det kan f.eks. være billeder fra en daginstitution, skole, plejecenter mv. eller fra et af de arrangementer, vi inviterer til som kommune – f.eks. et borgermøde.

Vi bruger typisk billederne på kommunens hjemmesider, sociale medier, tryksager mv., og kun i den sammenhæng, de er taget.

Vi læner os op ad Datatilsynets anbefalinger vedr. brug af billeder.

Samtykkeerklæring

Vi søger altid dit skriftlige samtykke, hvis et billede kan opleves krænkende (f.eks. ved sygdom) eller skal bruges i en tryksag, hvor det ikke let kan slettes.

Du kan få et billede fjernet og slettet

Sig det til os, hvis du ser et billede af dig selv, dit barn eller en person du er værge for/har fuldmagt for, som du ikke ønsker, at vi bruge. Så kan vi fjerne billedet hurtigt igen.

Du kan altid skrive direkte til den institution, som har taget billedet, og så sørger de for at fjerne billedet.

Som udgangspunkt giver vi dig altid medhold, hvis du beder om at få fjernet et billede.

Du kan også skrive til os på dpo@stevns.dk.

Data når du søger job hos os

Hvis du sender en ansøgning til os vedrørende en stilling, vi har annonceret, skal du altid bruge vores rekrutteringssystem. Du finder et link til løsningen nederst i stillingsannoncen. Sender du din ansøgning på anden vis, f.eks. til en usikker mailadresse, sletter vi din ansøgning uden at læse den, da vi ikke kan sikre dine personlige oplysninger.

Som kommune må vi ikke ansætte nyt fast personale uden, at stillingen har været slået op. Vi modtager derfor ikke uopfordrede ansøgninger. Vi opfordrer dig derfor til at tjekke vores Ledige stillinger løbende, og se om der ikke skulle være et job, der kunne være interessant for dig at søge.

Hvis du er interesseret i et vikarjob, skal du tage direkte kontakt til det lokale arbejdssted. De vil herefter behandle dine personlige oplysninger efter lovgivningen.

Hvad er en databeskyttelsesrådgiver?

Det er rådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven. Databeskyttelsesrådgiveren er i sin funktion en uvildig instans, der ikke refererer til administrationen. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du er i tvivl om, om kommunen håndterer dine persondata korrekt.

Nogle steder kan du støde på forkortelsen DPO. Det står for Data Protection Officer, som er den engelske betegnelse for databeskyttelsesrådgiveren.

Hvad kan databeskyttelsesrådgiveren ikke hjælpe med?

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer. Rådgiveren kan heller ikke hjælpe dig med almindelige it-problemer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over kommunens sagsbehandling eller hjælp til at klage over en afgørelse, kan du kontakte Stevns Kommune.

Hvis du oplever problemer med hjemmesiden, opfordrer vi dig til at bruge vores feedback-funktion, som findes på hver side eller skrive til www@stevns.dk.