Forretningsorden for Ældrerådet i Stevns Kommune

Der afholdes mindst 10 ordinære møder årligt.

Møderne er lukkede for andre end rådets medlemmer, sekretær samt inviterede gæster. Deltagere i møder er omfattet af forvaltningslovens regler om inhabilitet og tavshedspligt.

Ekstraordinært møde holdes, når formanden finder det nødvendigt, eller når mindst 2 medlemmer for-langer det og begrunder hvorfor. Det afholdes senest 10 hverdage efter, at formanden har modtaget anmodningen.

Når et medlem er forhindret i at deltage i et ældrerådsmøde, meddeles dette snarest muligt til formanden og rådets sekretær.

Ved et medlems fravær ud over 3 måneder indkaldes en stedfortræder.

Formanden er ansvarlig for at forberede rådets møder, udforme mødeindkaldelsen og sørge for at dagsordenen med alt relevant materiale udsendes senest 10 dage før mødet.

Hvert punkt på dagsordenen indeholder en sagsfremstilling og et forslag til rådets behandling af sagen.

En sag skal sættes på dagsordenen for førstkommende møde, hvis et medlem senest 15 dage før har indgivet skriftlig begrundet anmodning om det.

Ældrerådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne (eller stedfortrædere) er til stede.

Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt de fremmødte. Ved stemmelighed bortfalder forslaget, der dog kan genfremsættes.

Afstemning foregår ved håndsoprækning. Ved personvalg skal valget foretages skriftligt, såfremt blot et medlem ønsker det. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Formanden (ved dennes forfald næstformanden) kan på rådets vegne afgøre sager, som ikke tåler udsættelse.

Sådanne afgørelser optages på dagsordenen for næste ordinære møde.

Ældrerådet kan efter behov nedsætte udvalg/arbejdsgrupper til at arbejde med emneområder, som ønskes særskilt belyst. For hvert udvalg/arbejdsgruppe udarbejder Ældrerådet et kommissorium eller en arbejdsbeskrivelse.

Et udvalg/arbejdsgruppe kan bestå af både ældrerådsmedlemmer og forvaltningsansatte eller kommunalpolitikere, som Ældrerådet ønsker at inddrage i arbejdet.

På hvert ordinært møde i ældrerådet rapporteres fra udvalg og arbejdsgrupper.

Der ydes diæter og udgiftsgodtgørelse for medlemmernes deltagelse i Ældrerådets møder.

Derudover ydes diæter og udgiftsgodtgørelse i overensstemmelse med reglerne i Stevns Kommunes diætregulativ samt jf. bilag til Ældrerådets forretningsorden fra 28. november 2022.

Formanden (ved dennes forfald næstformanden) eller valgt mødeleder leder møderne og sørger for, at medlemmerne får ordet i den rækkefølge, de har markeret. Mødelederen kan afkorte taletiden.

Ved mødets begyndelse konstaterer mødelederen, hvem der ikke er mødt, hvilket tilføres referatet.

Hvert dagsordenspunkt indledes af mødeleder eller forslagsstiller, med angivelse af hovedindhold og hvilke spørgsmål rådet skal tage stilling til.

Ved afslutningen af behandlingen af et punkt på dagsordenen konkluderer mødelederen og dikterer, hvad der skrives i referatet. Et medlem kan forlange sin afvigende mening indført i referatet.

Ved mødets slutning oplæser sekretæren ordlyden af referatet.

Beslutningsreferatet sendes til medlemmerne inden 10 hverdage efter mødet.

I beslutningsreferatet anføres for hvert dagsordenspunkt, hvem der var fraværende.

Formanden skal sikre, at de trufne beslutninger udføres snares muligt.

Det godkendte referat offentliggøres på Stevns.dk

Efter hvert møde beslutter Ældrerådet, hvad pressen skal orienteres om.

Formanden eller stedfortræder er kontaktperson til pressen, forvaltningen og kommunalbestyrelsen.

Forretningsordenen er vedtaget på Ældrerådets møde den 28. november 2022.

Udvalget for Social & Sundhed er orienteret den 4. januar 2023.