Dagsordener og referater

Her finder du alle åbne dagsordner og referater fra Kommunalbestyrelse, fagudvalg, kommissioner, råd og nævn.

Du kan søge på enkelte udvalg eller på referater fra en bestemt periode. 

Vi har referater fra:

Se kommende møder

Følg med i det politiske arbejde og få overblik over de politiske møder i Stevns Kommunes mødekalender.

Politisk mødekalender 2022 (pdf)

Politisk mødekalender 2023 (pdf)

Find dagsorden eller referat ved at sortere på udvalg

Referat

Tirsdag d. 3 januar 2023, kl. 15:00
MødestedMødelokale 1
UdvalgBørn, Unge og Læring
Bemærkninger
 

Resume

Godkendelse af dagsorden for Børn, Unge og Læring den 3. januar 2023.


Beslutning

Udvalget godkender dagsordenen.

Resume

Udvalget har ønsket en orientering om udarbejdelsen af befolkningsprognosen.

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at

  1. Orienteringen om befolkningprognosen tages til efterretning




Beslutning fra Børn, Unge og Læring, 29. november 2022, pkt. 113:

Sagen blev udskudt til næste møde.



Beslutning

Udvalget tager orienteringen til efterretning.

Sagens gang

Børn, Unge og Læring

Beskrivelse af sagen

Centerchef Anton Svendsen deltager i mødet under dette punkt.


Der udarbejdes årligt en befolkningsprognose for kommunen, som spiller en central rolle i budgetlægningen og til planlægningsformål. Den gældende befolkningsprognose blev behandlet i kommunalbestyrelsen den 22. juni 2022. Prognosen dækker perioden 2022 til 2033. Der vil på mødet blive givet en mundtlig orientering om, hvordan udarbejdelsen af befolkningsprognosen foregår, og de udfordringer, som knytter sig til arbejdet.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ikke relevant for sagen.

Resume

Forvaltningen giver en status på det specialiserede børneområde, jf. serviceloven.

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at

  1. orienteringen tages til efterretning.


Beslutning

Udvalget tager orienteringen til efterretning.

Sagens gang

Børn, Unge og Læring

Beskrivelse af sagen

Leder af Udsatte Børn og Unge og centerchef for Børn & Læring præsenterer temaet for udvalget.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Sagen har ingen direkte økonomiske konsekvenser.

Resume

Kommunalbestyrelsen vedtog på sit møde 1. september 2022 at fjerne unødige kommunale dokumentationskrav, regler administrative opgaver mv. indenfor dagtilbud, folkeskole og ældrepleje, der ikke skaber værdi for kerneopgaven. De fagansvarlige udvalg blev i november orienteret om forvaltningens overvejelser om rammerne for dette afbureaukratiseringsprojekt, og skal i denne sag godkende endeligt forslag til kommissorium og overordnet tidsplan for projektet, som tillige blev behandlet i Hoved-MED i december.

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at


  1. kommissorium og tidsplan for afbureaukratiseringsprojekt godkendes.


Beslutning

Udvalget godkender indstillingen.

Sagens gang

Børn, Unge og Læring - Social og Sundhed

Beskrivelse af sagen

På kommunalbestyrelsens møde 1. september 2022 fremlagde den konservative gruppe et forslag om fjernelse af unødvendige kommunale dokumentationskrav, regler og administrative opgaver inden for dagtilbud og ældrepleje. Forslaget er inspireret af lignende beslutninger og erfaringer fra andre kommuner, der har forenklet og fjernet egne regler, dokumentationskrav mv., som kommunen selv har pålagt de decentrale enheder.


Forslaget, som indebærer, at fagudvalgene udarbejder en procesplan for dette arbejde mhp. afrapportering til kommunalbestyrelsen, blev på mødet enstemmigt godkendt med tilføjelse om, at det udvides til også at gælde folkeskolen, og at udvalgene skal anvise evt. nødvendig finansiering.


Projektet spiller desuden sammen med regeringens tilbud til kommunerne om indgåelse af velfærdsaftaler om frisættelse for statslige regler på ét af tre tilsvarende velfærdsområder: ”Folkeskole”, ”Ældrepleje” og ”Dagtilbud”. Her har Stevns Kommune budt ind med ønske om velfærdsaftale i følgende prioriterede rækkefølge:


1. Folkeskole

2. Ældrepleje

3. Dagtilbud


I budgetaftalen for 2023 er der afsat 0,2 mio. i hhv. 2023 og 2024 til frikøb af medarbejdere, ”… som skal bidrage til arbejdet med at identificere dokumentationskrav, regler og administrative opgaver.” Disse midler forventes både at omfatte nærværende projekt samt arbejdet om indgåelse af en velfærdsaftale med regeringen, som pga. folketingsvalget først forventes indgået i løbet af 2023.


Projektets afgrænsning

Erfaringer fra andre kommuner jf. vedlagte kommissorium peger på, at det er et ressourcekrævende arbejde, der skal igangsættes, og anbefalingerne herfra går på, at det er en god idé at starte ud med et enkelt fagområde i stedet for at starte med alle på en gang. Flere kommuner er startet med dagtilbudsområdet, da det er det velfærdsområde, der lovgivningsmæssigt anses for mindst komplekst.


Projektet foreslås derfor organiseret med et delprojekt på dagtilbudsområdet efterfulgt af en igangsættelse af de øvrige områder, når delprojektet er afsluttet. Delprojektets erfaringer og metoder vil blive videreført og tilpasset det efterfølgende arbejde med de to andre velfærdsområder.


Projektets organisering

Arbejdet med at finde frem til interne administrative regler, dokumentationskrav mv. jf. kommissorium skal ske ude i de enkelte kommunale institutioner blandt ledere og medarbejdere. Det er ude i institutionerne, at de kender det mulige administrative bøvl, og kan sætte ord på, hvordan det påvirker deres arbejde med kerneopgaven. For at understøtte denne refleksion over regler, dokumentation mv. og brugen heraf i daglig praksis, bidrager Politik & Borger med konsulentressourcer i forhold til projektstyring og procesfacilitering.


Den høje grad af inddragelse af medarbejdere og ledere i processen gør det erfaringsmæssigt vigtigt, at projektet fra start får den fornødne opmærksomhed fra ledere og medarbejdere ude i institutionerne, og at det trods en travl hverdag prioriteres højt i hele projektets løbetid. Desuden er chefgruppen og MED-organisationen væsentlige at inddrage i forbindelse med opstart, deltagelse og afrapportering.


Tidsplan

Tidsplan for projektet er beskrevet nærmere i bilag 2. Overordnet fortalt forventes den første del af arbejdet, hvor berørte medarbejdere og ledere på dagtilbudsområdet inddrages, igangsat primo 2023 og færdiggjort i løbet af 1. kvartal 2023, når kommissorium og tidsplan er udarbejdet og godkendt politisk umiddelbart efter nytår.


Herefter udarbejdes et katalog med anbefalinger til afbureaukratiseringstiltag, som det fagansvarlige udvalg skal tage stilling til inden endelig afrapportering til kommunalbestyrelsen før eller efter sommerferien. Behandlingen i fagudvalget kan eventuelt skulle ske ad to omgange, hvis der ønskes en høringsfase i institutionerne og hos andre interessenter efter udvalgets førstebehandling af sagen.


Der sker en evaluering og erfaringsopsamling medio året, hvorefter det øvrige projekt igangsættes i 2. halvår 2023 med forventet afslutning primo 2024.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Der kan muligvis opnås positive økonomisk afledte effekter af projektet i form af øget ressourceoptimering i institutioner og administration, men det er indeholdt i beslutningen, at eventuel sparet tid som udgangspunkt tilfalder arbejdet med kerneopgaverne. Det forventes, at ressourcetrækket i organisationen i forbindelse med projektets gennemførelse kan holdes indenfor nuværende budget, hvis forslag til projektafgrænsning og tidsplan følges.

Resume

Ifølge styrelsesvedtægt for dagtilbud i Stevns Kommune skal der afholdes årligt dialogmøde med Udvalget for Børn, Unge og Læring og forældrerepræsentanterne i forældrebestyrelserne i dagtilbud. Udvalget skal i denne sag godkende dato og forslag til emner til dialogmøde med forældrebestyrelserne i Stevns Kommune i 2023. Forslag til emner sendes efterfølgende til kommentering i forældrebestyrelserne. Endelig godkendelse af dagsorden sker på udvalgsmødet i marts 2023.



Indstilling

Forvaltningen indstiller, at

1. udvalget godkender forslag til afholdelse af dialogmøde tirsdag d. 6. juni 2023, kl. 18-20.

2. udvalget godkender forslag til emner, der sendes til kommentering i forældrebestyrelserne.


Beslutning

Ad 1:

Udvalget godkender datoen, men ønsker, at mødet starter kl. 19.00.


Ad 2:

Udvalget godkender indstillingen.

Sagens gang

Børn, Unge og Læring

Beskrivelse af sagen

I følge styrelsesvedtægt for dagtilbudsområdet i Stevns Kommune skal der afholdes et årligt dialogmøde med BUL og forældrerepræsentanterne i forældrebestyrelserne i dagtilbud. Ud over udvalget samt forældrebestyrelserne deltager områdets direktør, centerchef, og leder. BUL skal i denne sag godkende dato og forslag til emner til dialogmøde med forældrebestyrelserne i Stevns Kommune i 2023. Forslag til emner sendes efterfølgende til kommentering i forældrebestyrelserne. Der blev sidst afholdt dialogmøde i juni 2022.


Dialogmødet består typisk af dels en generel orientering om aktuelle emner, dels mere specifikke emner som enten BUL eller bestyrelserne ønsker at drøfte.


Børn og Læring forslår, at dagsordenen skal indeholde følgende punkter;

- Velkomst ved Udvalgsformanden

- Orientering om høringsproces vedr. budget 2024

- Opfølgning på kapaciteten på området

- Tidlig indsats - "Sammen om børnene"

- ...

- Eventuelt


Børn og Læring forslår, at dialogmødet afholdes tirsdag d. 6. juni 2023 kl. 18-20.

Forældrebestyrelserne vil efter BUL's behandling i januar 2023 få mulighed for at komme med ønsker til emner. Sådanne ønsker vil blive forelagt Udvalget på marts-mødet, hvor den endelige dagsorden besluttes.



Resume

Udvalget for Børn, Unge og Læring skal tage stilling til en overordnet disponering af den anlægspulje, som i 2023 er afsat til faglige indsatsmiljøer mv. i skoler og dagtilbud på i alt 1 mio. kr.

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at udvalget

  1. beslutter en overordnet disponering af puljen, som kan være retningsgivende for udarbejdelse af konkrete anlægsforslag, som der efterfølgende kan søges frigivelse af rådighedsbeløb til.

Beslutning

Udvalget beslutter, at der arbejdes videre med et oplæg til modernisering af faglokaler på skolerne. Udvalget får en status på den forventede proces på sit møde i februar.

Sagens gang

Børn, Unge og Læring

Beskrivelse af sagen

Anlægspuljen til faglige indsatsmiljøer i skoler og dagtilbud er i 2023 på 1.000.000 kr. Puljen kan benyttes bredt til anlæg og indkøb inden for institutionsområdet under Børn & Læring. I de seneste år har puljen helt overvejende været benyttet til at anlægge køkkener i dagtilbud samt kapacitetsudvidelse på dagtilbudsområdet. Nu er alle køkkener opgraderet til den standard, der kræves for at kunne understøtte frokostordningen i vores dagtilbud, og der er afsat særskilt anlægsbudget til fortsat kapacitetsudvidelse i dagtilbuddene.


Der er derfor nu mulighed for at realisere nogle af de behov, som skoler og dagtilbud peger på i forhold faglige indsatsmiljøer.


Dagtilbud:

I dagtilbuddene er der generelt ønske om at indrette fysiske læringsrum, som giver en god blanding af tryghed, overskuelighed, tematisering og udfordring i børnehøjde. Dette kan bl.a. ske ved opsætning af skillevægge i rummene, lyddæmpning, opsætning af punktbelysning samt maling af vægge til understøttelse af ruminddelingen.


Der er ikke foretaget prioritering af de enkelte institutioner eller beregning på udgift til de enkelte huse, men forvaltningen foreslår i givet fald, at der igangsættes en løbende proces med etablering af fysiske læringsrum både indendørs og på legepladsen.


Folkeskoler:

På skoleområdet går ønskerne på renovering/opgradering af faglokaler. Alle tre skoler har højtprioriterede ønsker i forhold til lokalerne til håndværk/design og billedkunst. Derudover er der ønsker om indkøb af legeredskaber, indretning af fælleslokale samt maling af lokaler.


Der er ikke lavet beregninger på forslagene, men forvaltningen foreslår, at der i givet fald laves en prioriteret plan i forhold til at faglokalerne bliver up to date og styrker læringsmiljøet.


Projekterne vil blive koordineret med eventuelle vedligeholdelsesprojekter planlagt af Stevns Ejendomme.


Hvis udvalget beslutter at prioritere ovennævte områder, skal der tages stilling til, om der skal arbejdes med begge områder parallelt, eller om det ønskes, at fx ét af områderne fortrinsvis prioriteres i indeværende år, mens det andet prioriteres efterfølgende. Forvaltningen anbefaler sidstnævnte model. Det skyldes dels, at puljens størrelse er begrænset og dels, at der kan være "stordriftsfordele" ved at kunne udarbejde fx et samlet projekt for renovering af faglokaler på de tre skoler.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Sagen vedrører den afsatte rådighedsbeløb i 2023 på 1.000.000 kr., som der efterfølgende vil blive søgt om konkret frigivelse af, når der er udarbejdet konkrete projektforslag.

Resume

Alle fagudvalg og Økonomiudvalget får notatet om opmærksomhedspunkter vedrørende budget 2023 til orientering. Notatet beskriver særlige opmærksomhedspunkter i forhold til budget 2023, for at få en tidlig status på den økonomiske situation og eventuelle økonomiske udfordringer. På baggrund af orienteringen skal Økonomiudvalget tage stilling til håndtering af den økonomiske situation.


Derudover skal Økonomiudvalget godkende, at der sker omplacering af budgetter vedrørende el, vand og varme fra de berørte udvalg til en central pulje under Center for Ejendomme.


Indstilling

Forvaltningen indstiller, at

  1. notat om opmærksomhedspunkter tages til efterretning og Økonomiudvalget tager stilling til håndteringen af den økonomiske situation
  2. godkende omplacering af budgetter vedrørende el, vand og varme fra nedennævnte udvalg til en central pulje under Center for Ejendomme fra budget 2023 og frem




Beslutning fra Plan, Miljø og Teknik, 3. januar 2023, pkt. 197:

Ad 1: Udvalget tager notatet til efterretning

Ad 2: Udvalget anbefaler indstillingen

Beslutning

Ad 1: Udvalget tager notatet til efterretning.

Ad 2: Udvalget anbefaler indstillingen.

Sagens gang

Udvalget for Børn og Læring - Udvalget for Plan, Miljø og Teknik - Udvalget for Social og Sundhed - Udvalget for Arbejdsmarked, Erhverv, Kultur og Turisme - Økonomiudvalget


Beskrivelse af sagen

Notatet om opmærksomhedspunkter i forhold til budget 2023 er en tidlig status på budgettet for 2023, med det formål at få overblik over eventuelle økonomiske udfordringer i 2023 tidligt på året. Notatet er vedhæftet som bilag.


Det er lavet på baggrund af budgetopfølgningen pr. 31. august 2022, som på nogle områder kan have vist en udvikling, som ikke var forventet i forbindelse med budgetlægningen for 2023. Derudover kan der være kommet ny viden, lovgivning og eventuelle andre forhold, der kan have økonomisk betydning for 2023.


Der er særligt fokuseret på driften. For de fleste anlægsprojekter er der på dette tidlige tidspunkt ikke nye forventninger til gennemførelse og forventede udgifter.


Opmærksomhedspunkter i forhold til el, varme og brændstof samt udgifter til ukrainske flygtninge er ikke medtaget på de enkelte udvalgs områder. De beskrives under generelle opmærksomhedspunkter.


Der vil blive fulgt nærmere op på de her beskrevne opmærksomhedspunkter ved den første budgetopfølgning i 2023, herunder også opdaterede skøn for de forventede mer- og mindreudgifter.


Økonomiudvalget skal tage stilling til, hvordan den økonomiske situation skal håndteres - i forhold til om forventede merudgifter ønskes kompenseret via tillægsbevillinger i forbindelse med den sidste budgetopfølgning, eller om der skal iværksættes en proces med henblik på at finde reduktioner i indeværende års budget.


Flytning af budgetter vedrørende el, vand og varme

Som en del af det vedtagne budget for 2023-2026 er det besluttet, at investeringer og tiltag i forhold til energibesparende foranstaltninger samles i Center for Ejendomme under Udvalget for Plan, Miljø og Teknik. Budgetter vedrørende el, vand og varme skal således samles i en pulje under Center for Ejendomme med virkning fra budget 2023 og frem.


Ændringen betyder, at der samlet set flyttes 13,2 mio. kr. til en central pulje under Udvalget for Plan, Miljø og Teknik. De 12,6 mio. kr. flyttes fra de øvrige udvalg og 0,6 mio. kr. flyttes internt under udvalget for Plan, Miljø og Teknik. Fordelingen fremgår af nedenstående oversigt:


Budgetomplaceringer vedr. el, vand og varme for 2023 og frem



Økonomiske konsekvenser og finansiering

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser, da den centrale pulje under Center for Ejendomme finansieres af de nuværende budgetter til el, vand og varme


Resume

Eventuelt/diverse orienteringer.


Indstilling

Emner til drøftelse/efterretning.


Beslutning

Udvalget tager orienteringerne til efterretning.


Mødet afsluttes kl. 18.00.

Beskrivelse af sagen

Eventuelt, herunder bl.a.:

  1. Orientering om forbrug af projektmidler på skoleområdet - bilag vedhæftet.
  2. Orientering om resultat af APV-undersøgelse.
  3. Status vedr. ukrainske skolebørn.
  4. Status på dialog med forældregrupper.
  5. Besøg i Skovbørnehave.




Resume

Underskriftsark for Børn, Unge og Lærings møde den 3. januar 2023.


Beslutning

.