På kommunalbestyrelsens møde 1. september 2022 fremlagde den konservative gruppe et forslag om fjernelse af unødvendige kommunale dokumentationskrav, regler og administrative opgaver inden for dagtilbud og ældrepleje. Forslaget er inspireret af lignende beslutninger og erfaringer fra andre kommuner, der har forenklet og fjernet egne regler, dokumentationskrav mv., som kommunen selv har pålagt de decentrale enheder.
Forslaget, som indebærer, at fagudvalgene udarbejder en procesplan for dette arbejde mhp. afrapportering til kommunalbestyrelsen, blev på mødet enstemmigt godkendt med tilføjelse om, at det udvides til også at gælde folkeskolen, og at udvalgene skal anvise evt. nødvendig finansiering.
Projektet spiller desuden sammen med regeringens tilbud til kommunerne om indgåelse af velfærdsaftaler om frisættelse for statslige regler på ét af tre tilsvarende velfærdsområder: ”Folkeskole”, ”Ældrepleje” og ”Dagtilbud”. Her har Stevns Kommune budt ind med ønske om velfærdsaftale i følgende prioriterede rækkefølge:
1. Folkeskole
2. Ældrepleje
3. Dagtilbud
I budgetaftalen for 2023 er der afsat 0,2 mio. i hhv. 2023 og 2024 til frikøb af medarbejdere, ”… som skal bidrage til arbejdet med at identificere dokumentationskrav, regler og administrative opgaver.” Disse midler forventes både at omfatte nærværende projekt samt arbejdet om indgåelse af en velfærdsaftale med regeringen, som pga. folketingsvalget først forventes indgået i løbet af 2023.
Projektets afgrænsning
Erfaringer fra andre kommuner jf. vedlagte kommissorium peger på, at det er et ressourcekrævende arbejde, der skal igangsættes, og anbefalingerne herfra går på, at det er en god idé at starte ud med et enkelt fagområde i stedet for at starte med alle på en gang. Flere kommuner er startet med dagtilbudsområdet, da det er det velfærdsområde, der lovgivningsmæssigt anses for mindst komplekst.
Projektet foreslås derfor organiseret med et delprojekt på dagtilbudsområdet efterfulgt af en igangsættelse af de øvrige områder, når delprojektet er afsluttet. Delprojektets erfaringer og metoder vil blive videreført og tilpasset det efterfølgende arbejde med de to andre velfærdsområder.
Projektets organisering
Arbejdet med at finde frem til interne administrative regler, dokumentationskrav mv. jf. kommissorium skal ske ude i de enkelte kommunale institutioner blandt ledere og medarbejdere. Det er ude i institutionerne, at de kender det mulige administrative bøvl, og kan sætte ord på, hvordan det påvirker deres arbejde med kerneopgaven. For at understøtte denne refleksion over regler, dokumentation mv. og brugen heraf i daglig praksis, bidrager Politik & Borger med konsulentressourcer i forhold til projektstyring og procesfacilitering.
Den høje grad af inddragelse af medarbejdere og ledere i processen gør det erfaringsmæssigt vigtigt, at projektet fra start får den fornødne opmærksomhed fra ledere og medarbejdere ude i institutionerne, og at det trods en travl hverdag prioriteres højt i hele projektets løbetid. Desuden er chefgruppen og MED-organisationen væsentlige at inddrage i forbindelse med opstart, deltagelse og afrapportering.
Tidsplan
Tidsplan for projektet er beskrevet nærmere i bilag 2. Overordnet fortalt forventes den første del af arbejdet, hvor berørte medarbejdere og ledere på dagtilbudsområdet inddrages, igangsat primo 2023 og færdiggjort i løbet af 1. kvartal 2023, når kommissorium og tidsplan er udarbejdet og godkendt politisk umiddelbart efter nytår.
Herefter udarbejdes et katalog med anbefalinger til afbureaukratiseringstiltag, som det fagansvarlige udvalg skal tage stilling til inden endelig afrapportering til kommunalbestyrelsen før eller efter sommerferien. Behandlingen i fagudvalget kan eventuelt skulle ske ad to omgange, hvis der ønskes en høringsfase i institutionerne og hos andre interessenter efter udvalgets førstebehandling af sagen.
Der sker en evaluering og erfaringsopsamling medio året, hvorefter det øvrige projekt igangsættes i 2. halvår 2023 med forventet afslutning primo 2024.