Resume
Borgerrådgiverens årsberetning fremlægges til Kommunalbestyrelsens godkendelse.
Kommunalbestyrelsen skal beslutte om borgerrådgiverens vedtægt § 9, stk. 1, kan ændres, således at sætningen "Den faste fysiske placering er udenfor Rådhusets adresse.", skrives ud af bestemmelsen.
Indstilling
Borgerrådgiveren indstiller, at
- Borgerrådgivens Årsberetning for 2021 godkendes
- borgerrådgiverens vedtægt § 9 ændres, således at sætningen "Den faste fysiske placering er udenfor Rådhusets adresse.", skrives ud af bestemmelsen.
Beslutning fra Plan, Miljø og Teknik, 5. april 2022, pkt. 68:
Ikke til stede: Jørgen Larsen (N)
- Anbefaler.
- A, B og V anbefaler indstillingen, mens C tog forbehold.
Beslutning fra Børn, Unge og Læring, 5. april 2022, pkt. 39:
- Udvalget anbefaler indstillingen
- Udvalget kan ikke anbefale indstillingen, men mener, at det er naturligt, at en del af borgerrådgiverens arbejdstid foregår på rådhuset i dialog med forvaltningen.
Beslutning fra Arbejdsmarked, Erhverv, Kultur og Turisme, 6. april 2022, pkt. 47:
- Udvalget anbefaler indstillingen.
- Udvalget kan ikke anbefale indstillingen, men mener at det er naturligt, at en del af borgerrådgiverens arbejdstid foregår på rådhuset i dialog med forvaltningen
Beslutning fra Social og Sundhed, 6. april 2022, pkt. 42:
Udvalget anbefaler indstillingerne.
Beslutning
Ad 1. Udvalget anbefaler indstillingen.
Ad 2. A, C, V og Ø (6) anbefaler ikke indstillingen og foreslår i stedet følgende formulering af vedtægtens § 9, stk. 1:
”Borgerrådgiveren er organisatorisk placeret med tilhørsforhold til Politik & Borger.
Den faste fysiske placering er udenfor Rådhusets adresse, men det er naturligt, at en del af borgerrådgiverens arbejdstid foregår på rådhuset i dialog med forvaltningen.
Borgerrådgiveren er tilgængelig for afholdelse af møder med borgerne i forskellige kommunale bygninger. F.eks. på Sundhedscentret, på bibliotekerne, Rådhuset m.v."
N (1) anbefaler ikke indstillingen og ønsker at fastholde den eksisterende formulering i vedtægten.
Dette er borgerrådgiverens første årsberetning for perioden 1. maj-31. december 2021. Årsberetningen skal afgives til kommunalbestyrelsen en gang årligt. Perioden har båret præg af en opstarts- og etableringsfase. Der har været fokus på at få kendskab til og et godt samarbejde med forvaltningens centre, og der har været lagt et stort arbejde i etableringen af Stevns kommunes whistleblowerordning, som trådte i kraft den 17. december 2021.
Borgerrådgiveren har siden oprettelse af funktionen i maj 2021 modtaget 34 henvendelser, der i alt har udmøntet sig i 44 klagepunkter. Derudover er 13 henvendelser løst ved vejledning af borgerrådgiveren alene.
Antallet af henvendelser for 2021 har været fordelt således på fagcentre:
I alt: 34 henvendelser | Arbejdsmarked | Børn & Læring | Politik & Borger | Sundhed & Omsorg | Teknik & Miljø | Økonomi, HR & IT |
100 % | 16,7 % | 50 % | 6,7 % | 6,7 % | 16,7 % | 3,3 % |
Borgerrådgiveren har hjulpet med løsning af sager, hovedsageligt ved hjælp til formulering af skriftlig klage over sagsbehandlingen eller klage over en afgørelse. Henvendesen/klagen er blevet oversendt til det relevante fagcenter, som har haft ansvar for at følge op og svare tilbage til borgeren. Enkelte henvendelser har været løst ved borgerrådgiverens facilitering af dialogmøder mellem forvaltningen og borgeren.
Borgerrådgiveren har erfaret fra borgernes henvendelser, at der opstår en mistillid til kommunens forvaltning, når sagerne går skævt. Anbefalingerne i årets beretning binder derfor disse erfaringer sammen med emnet om tillidsskabende sagsbehandling. Årets emner er således vejledningspligten, god forvaltningsskik og grundlæggende forvaltningsret og kommunens sagsbehandlingstid.
Årsberetningen skitserer, hvad reglerne er for de enkelte emner, understøttet af eksempler fra årets henvendelser, og opsummerer en række konkrete anbefalinger til forvaltningen inden for hvert emne, som borgerrådgiveren mener kan understøtte, at der ikke begås de samme sagsbehandlingsfejl, som ses i årets henvendelser.
Emner og anbefalinger
God forvaltningsskik og grundlæggende forvaltningsretlige regler er kort opridset normer og principper for, hvordan kommunen bør opføre sig i forhold til borgerne. Det betyder generelt, at man som sagsbehandler bl.a. skal optræde venligt og hensynsfuldt, og på en måde, der styrker tilliden til den offentlige forvaltning.
Forvaltningsretlige principper regulerer forholdet mellem kommunen og borgeren og sikrer således, at der træffes formelt korrekte og lovlige afgørelser. Der er tale om principper som partshøring og partsrepræsentation samt bl.a. aktindsigt, notat- og vejledningspligt, officialprincippet, m.fl.
Vigtigste anbefalinger for dette område er, at indføring i principperne skal sikres, når der ansættes nye medarbejdere, sætte fokus på flere konkrete værktøjer i den daglige sagsbehandling, som kan understøtte inddragelse af forvaltningsretlige principper, og at ledelsen tager ansvar for, at drøftelser om de grundlæggende forvaltningsretlige principper bliver indarbejdet, som en fast del af de faglige drøftelser.
Kommunens vejledningspligt skal sikre, at borgerne på grund af fejl, uvidenhed eller misforståelser ikke udsættes for retstab, og at borgeren er tilstrækkeligt orienteret om betydningen af reglerne på et givet område. På det sociale område er vejledningspligten skærpet som følge af den sociale retssikkerhedslov § 5.
De vigtigste anbefalinger til vejledningspligten er at ledelsen sætter fokus på vejledningspligten og sørger for, at medarbejderne er klædt fagligt på til at vejlede borgerne inden for eget område, og er opmærksomme på, hvornår der kan være behov for at søge vejledning inden for et andet fagområde samt at medarbejdernes viden om andre retsområder i organisationen skal øges.
I forhold til sagsbehandlingstiden er det et grundlæggende krav til forvaltningen, at afgørelser træffes så hurtigt, som det er muligt og forsvarligt. Kommunen skal underrette borgeren, hvis en sag ikke kan afgøres inden for kortere tid, eller hvis sagen trækker ud. Der skal gives en begrundelse for sagsbehandlingstiden og det skal oplyses, hvornår der er truffet afgørelse. Borgerrådgiveren modtager både klager over at sagsfrister ikke overholdes, at der ikke meldes nye frister ud samt at sagsbehandler ikke vender tilbage på spørgsmål om sagsbehandlingstiden. Det er i denne sammenhæng vigtigt at have for øje, at lange frister kan have store økonomiske og menneskelige konsekvenser for borgeren.
De vigtigste anbefalinger om sagsbehandlingstiden og manglende svar er derfor bl.a., at ledelsen sikrer gode sagsrutiner og arbejdsgange til styring af sagerne og at borgeren orienteres og gives en forklaring, hvis sagsbehandlings- og svarfrister ikke kan overholdes.
Borgerrådgivens placering:
Evaluering af borgerrådgiverens placering uden for Rådhusets adresse og forslag til ændring af borgerrådgiverens vedtægt § 9, stk. 1.
Ifølge borgerrådgiverens vedtægt § 11, stk. 1, kan borgerrådgiveren yde konstruktiv bistand i forbindelse med interne uddannelsesforløb, projekter m.v., der tjener til forbedring af kommunens sagsgange og betjening af borgerne.
Forudsætningen for at borgerrådgiveren kan udføre denne opgave mest konstruktivt er et tæt samarbejde med medarbejdere og ledelse. Det opnås gennem en samarbejds- og dialogorienteret tilgang. borgerrådgiveren oplever en stor velvillighed fra alle centre til at indgå i en konstruktiv dialog på baggrund af borgernes oplevelser og en opmærksomhed på at justere og rette op på eventuelle uhensigtsmæssigheder. Det er vigtigt at kunne have en åben dialog og mødes ansigt til ansigt om disse emner.
Det er skrevet ind i borgerrådgiverens vedtægt, at borgerrådgiveren er fysisk placeret uden for Rådhusets adresse. Funktionen har på den baggrund fået fast kontor på Store Heddinge bibliotek. Placeringen af borgerrådgiveren på biblioteket har været med til at sende et signal om borgerrådgiverens uvildighed og upartiskhed, og gør det muligt for borgere, der har haft en dårlig oplevelse på Rådhuset, trygt at mødes med borgerrådgiveren i neutrale omgivelser.
Af praktiske årsager afholdes størstedelen af borgerrådgiverens møder alligevel i mødelokaler på Rådhuset, da der her er nem adgang for alle borgere og mulighed for at holde møde med flere deltagere. Det er borgerrådgiverens vurdering, at det vil gavne funktionen at være mere til stede på Rådhuset i hverdagen med f.eks. én fast ugentlig arbejdsdag på Rådhuset. Dette for at understøtte borgerrådgiverens forståelse af forvaltningens sagsgange, være mere tilgængelig for inddragelse i vigtige udviklingsinitiativer og for at kunne spare med juridisk stabsenhed om generelle juridiske spørgsmål og interne undervisningsforløb. Det er borgerrådgiverens vurdering, at nogle borgere har været glade for at kunne henvende sig hos borgerrådgiveren et andet sted end der, hvor møder med sagsbehandlere foregår og at biblioteket skaber en tryg ramme for det. Det vil stadig være muligt at møde borgere, der ønsker det, på kontoret på Store Heddinge Bibliotek.
Borgerrådgiveren indstiller på den baggrund til, at det skrives ud af § 9, stk. 1, at borgerrådgiverens faste fysiske placering er uden for Rådhusets adresse.
En sådan ændring vil gøre det lettere for borgerrådgiveren at placere sig der, hvor det er mest optimalt ift. indsigt i struktur og organisation samt hvor borgerrådgiverens bistand kommer bedst og mest effektivt til gavn for forvaltningen og i sidste ende borgerne.