Referat

  • 128. Dagsorden - godkendelse

    Resume

    Godkendelse af dagsorden for BUL den 14. januar 2019.

     

    Beslutning

    Godkendt.

  • 129. Resursetildelingsmodel - folkeskoleledelse

    application/pdf icon bilag_-_modeller_for_ledelsestid_folkeskoler_0.pdf

    Resume

    BUL skal diskutere eventuelle ændringer til ressourcetildelingsmodel for ledelsestildeling til de tre folkeskoler

    Indstilling

    Børn og Læring indstiller til  BUL, at

     

    1. BUL diskuterer de beregnede modeller for ressourcetildeling til ledelse på folkeskolerne
    2. BUL træffer beslutning om enten:

    a. Hvilken tildelingsmodel, der ønskes benyttet fra skoleåret 2019 -2020 og skal sendes i høring

    b. Der udarbejdes yderligere beregninger og tilpasninger til beregningsmodeller, der ønskes til BUL´s videre stillingtagen, hvorefter punktet genoptages på kommende møde.

    Beslutning

    Sagen genoptages januar 2019 med et forslag til ressourcetildelingsmodel med afsæt i den foreslåede model 2. Udvalget ønsker en model, der tillige omfatter socioøkonomiske faktorer.

     

    Skoleledelserne inviteres til mødet.

     

    Beslutning 14. januar 2019:

    Sagen genoptages i februar 2019, hvor der fremlægges en tilrettet model, hvor

    - der tages afsæt i den foreslåede model 2

    - der ikke tages højde for socioøkonomiske forhold, da de ikke har væsentlig betydning for ressourcetildelingen

    - børn i vidtgående fælleskommunale specialtilbud vægtes ligesom elever i specialklasser med faktor 2.

     

    Der fremlægges tillige beregninger for alle fremlagte modeller, hvor børn i vidtgående fælleskommunale specialtilbud vægtes ligesom elever i specialklasser med faktor 2

     

    Skoleledelserne deltog ikke til at oplyse sagen.

    Sagsfremstilling

    NYT til BUL-møde, januar 2019:

    Det er gennemført beregninger, hvor socioøkonomisk faktor er indregnet ift. elevantal på de enkelte skole for model 2. Resultat af af inkludere socioøkonomisk ift. elevantal fremgår af opdateret bilag under betegnelsen model 2A.

     

    Inklusionen af socioøkonomisk faktor medfører kun mindre ændringer i ledelsestildelingen set ift. model 2. Forskellen mellem model 2 (uden socioøkonomisk faktor) og model 2A (med socioøkonomisk faktor ift. elevtal) er følgende:

    Hotherskolen +0,04 årsværk

    Store Heddinge Skole: +0,01 årsværk

    Strøbyskolen: -0,04 årsværk.

     

    At ovenstående tal ikke går op, skyldes afrunding til to decimaler.

     

    ---------

     

    I budget 2019 er besluttet, at der ikke ændres i den samlede ressourcetildelingmodel til skoleledelse til kommunens tre folkeskoler. Det er besluttet, at BUL efterfølgende skal behandle sag om fremtidig tildelingsmodel for ledelsestid til de tre folkeskoler, med henblik på evtentuelt at indstille til ØU og KB, hvorvidt der skal foretages ændringer i ressourcetildelingsmodellen.

     

    Den nuværende ressourcestyringsmodel for ledelse på folkeskolerne betyder, at hver folkeskole tildeles 4 stillinger til skolens ledelse incl. SFO, heraf 1/3 til undervisning på hver skole. Det vil sige, at der samlet tildeles 11 stillinger til ledelse. Dette giver reelt en tildeling til ledelse på 3,67 stilling pr. skole. I de modeller, der præsenteres, er der taget udgangspunkt i samlet tildeling til ledelse, der udgør 11 stillinger samlet for Stevnsskolerne. Det er nu, og vil fremtidigt være, den enkelte skoleledelse, der inden for skolens samlede budget prioriterer principper og omfanget af ledelse. En skole kan derfor uagtet model-valg benytte flere eller færre midler til ledelse, end der tildeles i ressourcestyringsmodellen.

     

    Der er udarbejdet 2 modeller med en anden fordeling af ledelsestiden (11 stillinger) i folkeskolerne:

     

    Model 1

    Fordelingen af ledelsestid tager udgangspunkt i elevtal og tildelte stillinger til fagpersonale.

    I elevtal vægtes elever i alment undervisningstilbud med faktor 1, elever i specialklasser vægtes med faktor 2 og elever i vidtgående fælleskommunale specialtilbud vægtes med faktor 3. Som vidtgående fælleskommunale tilbud indgår Dagskolen (organiseret under Hotherskolen) og Solstrålen (organiseret under Strøbyskolen).

    I personaletallene indgår alt personale, herunder administrativt personale, personale fra SFO´erne mm.

    Vægtningen af elevtal og personaletal er 50 % elevtal og 50 % personaletal.

     

    Model 2

    Der er en fast tildeling på 2 ledere pr. skole. Den øvrige tildeling sker efter samme principper, som model 1.

     

    Effekt af begge modeller holdt op imod nuværende ledelsestildeling fremgår af vedhæftede bilag.

     

    Der indgår ikke socioøkonomiske faktorer i de beregnede modeller. Dette er ikke medtaget, da Børn og Læring ikke har kunnet finde entydige konklusioner for, at dette skulle påvirke behovet for ledelsestid. Der kan beregnes på modeller, der indeholder socioøkonomisk faktor, såfremt BUL ønsker dette.

     

    En ændring i ressourcestyringsmodellen vil kunne implementeres fra 1. august 2019. Ved en ændring i modellen vil 7/12 af de afsatte midler til skoleledelse i 2019 blive fordelt den nuværende ressourcestyringsmodel, mens 5/12 af de afsatte midler vil blive fordelt efter ny ressourcestyringsmodel.

     

    I den nuværende tildelingsmodel er ledelsestiden på hver skole fordelt med 3 stillinger til skolen (heraf 1/3 stilling til undervisning) og 1 stilling til SFO. I stillingen til SFO er det både ledelse og administrative opgaver.

     

    Det foreslås, at fordelingen tilpasses den nuværende praksis, hvor det primært er skolesekretærerne der udfører administrative opgaver både i skolen og i SFO´en. Det vurderes, at ledelsestiden i SFO´en svarer til 0,5 stilling og de administrative opgaver svarer til 0,25 stilling.

     

    Omfordelingen medfører en overførsel af budgetmidler fra SFO til skole. Da taksterne i SFO´en ikke ændres, betyder det at den procentvise egenbetaling af driftsudgifterne vil blive lidt større.

    Økonomi

    Sagen har ingen konsekvenser for Stevns Kommunes budget.

  • 130. Intro til Kridthuset

    Resume

    Kommunikation kommer forbi ved starten af mødet og giver 15 min. intro til vores nye intranet Kridthuset.

    Indstilling

    Kommunikation indstiller til SSU, PMT, AET og BUL, at

    1. introduktionen tages til efterretning.

     

    Social og Sundhed, 3. januar 2019, pkt. 117:

    Claus Brodersen, Politik & Borger, gennemgik de nye faciliteter.

    Plan, Miljø og Teknik, 8. januar 2019, pkt. 207:

    Claus Brodersen fra Politik & Borger gennemgik Kridthusets faciliteter.

    Arbejdsmarked, Erhverv og Turisme, 9. januar 2019, pkt. 124:

    Ikke tilstede: Thomas Overgaard

    Taget til efterretning.

    Beslutning

    Introduktionen taget til efterretning.

  • 131. Budgetprognose 2019 - BUL

    application/pdf icon bemaerkninger_til_budgetprognose_2019_0.pdfapplication/pdf icon anlaeg_2019-2022_0.pdf

    Resume

    BUL skal behandle budgetprognose 2019, som er første opfølgning på budgettet for 2019, og udvalgets anbefalinger sendes videre til Økonomiudvalget.

     

    Budgetprognosen er udarbejdet med udgangspunkt den netop gennemførte budgetopfølgning 3, pr. 30. september 2018, hvor forventningerne til regnskab 2018 er sammenholdt med budgettet for 2019.

    Ud fra denne opfølgning er der i budgetprognosen fokuseret på de områder, hvor der på nuværende tidspunkt ser ud til at kunne forventes afvigelser af betydning i forhold til budget 2019.

     

    Budgetprognosen på BUL's udvalgte områder viser et forventet merforbrug på 0,2 kr. i 2019. 

    Indstilling

    Økonomi indstiller til BUL, at

    1. udvalget behandler budgetprognosen for 2019
    2. udvalget drøfter på hvilke af udvalgets områder, administrationen skal forelægge forslag til imødegående foranstaltninger på drift og anlæg til behandling på kommende udvalgsmøde
    3. udvalgets anbefalinger sendes videre til ØU

    Beslutning

    ad 1) Drøftet

    ad 2) Udvalget følger udviklingen i forbruget, og skønner ikke, at der aktuelt er behov for imødegående foranstaltninger på udvalgets område.

    ad 3) Fremsendes til ØU.

    Sagsfremstilling

    Den 20. november 2019 godkendte Økonomiudvalget en ny overordnet tidsplan for budgetprocessen for 2020 og budgetopfølgningerne i 2019.

    Det fremgår heraf, at der gennemføres en tidlig opfølgning på budgettet for 2019 (budgetprognose), hvilket blandt andet skal ses på baggrund af kommunens økonomiske situation samt politisk ønske om tidligere på året at have overblik over de økonomiske udfordringer og muligheder. Opfølgningen kan ligeledes skabe grundlag for den kommende budgetproces for 2020, som også igangsættes tidligere.

     

    Budgetprognosen er udarbejdet med udgangspunkt den netop gennemførte budgetopfølgning pr. 30. september 2018, hvor forventningerne til regnskab 2018 er sammenholdt med budgettet for 2019. Ud fra denne opfølgning er der i budgetprognosen fokuseret på de områder, hvor der på nuværende tidspunkt ser ud til at kunne forventes afvigelser af betydning i forhold til budget 2019. Budgetprognosen afviger således fra de vante budgetopfølgninger ved at have en mere overordnet tilgang og kun fokusere på områder med forventede afvigelser i 2019. Det er som led heri forudsat, at de rammestyrede områder - herunder skoler, institutioner mv. - overholder deres budgetter.

     

    Budgetprognosen for alle udvalgte budgetområder viser et samlet forventet merforbrug og dermed ekstra kassetræk på 18,1 mio. kr. i forhold til Budget 2019, som primært skyldes følgende forhold:  

    • Et forventet merforbrug på driften på 7,8 mio. kr.
    • Ekstra indtægter fra tilskud og udligning på 5,4 mio. kr.
    • Forventet merforbrug på anlæg på 15,7 mio. kr. grundet overførte anlæg fra 2018

     

    Den strukturelle balance forventes at udvise et overskud på 26,1 mio. kr. Overskuddet på den strukturelle balance skal på sigt finansiere kommunens anlægsudgifter. Da anlægsudgifterne forventes at udgøre op mod ca. 67 mio. kr., medfører det, at det er nødvendigt med et kassetræk for at finansiere den fulde anlægsaktivitet.

    Der skønnes et samlet kassetræk på ca. 40 mio. kr. i 2019.

     

    BUL's Budgetprognose indikerer et forventet merforbrug på driftsudgifterne på 0,2 mio. kr.

     

    Følgende delområder er udtaget til opfølgning:

    • PAU-elever og lukkedage i dagtilbud
    • Demografisk udgiftspres på dagtilbud (forventet behov for pladser i kommunale og private tilbud)
    • Særlige dagtilbud og klubber
    • Demografisk udgiftspres på skoleområdet (forventet elevtal i folkskoler, privatskoler og efterskoler)
    • Specialundervisning
    • Befordring af elever
    • Morgenåbning i SFO-tilbud
    • Tilbud til børn og unge med særlige behov

     

    Der forventes et lille mindreforbrug på dagtilbud til børn, idet der er færre PAU-elever. På skoler mv. er der et forventet merforbrug på 0,5 mio. kr., som fortrinsvis skyldes flere i privatskoler, som dog delvist modsvares af færre elever på efterskole. Øvrige områder indikere ikke større afvigelser i 2019, en der dog en vis usikkerhed i forhold til til- og fraflytninger i løbet af 2019, som kan få indflydelse på forventet behov for pladser i dagtilbud, forventet elev-/klassetildeling i folkeskolerne, samt mellemkommunale betalinger. Herudover skal tilbud til børn og unge med særlige behov følges tæt, idet få børn kan give store afvigelser.

     

    I henhold til den økonomiske politik, skal tillægsbevillinger undgås og der skal i modsat fald anvises alternativ finansiering. På det kommende udvalgsmøde, vil der derfor blive fremlagt forslag, som imødegår de prognosticerede udgiftsstigninger. Udvalget skal drøfte på hvilke områder forslagene primært skal søges fundet. Af hensyn til det samlede kassetræk kan der blive tale om at kompensere for øgede driftsudgifter ved at sænke anlægsudgifterne. Forslag til kompenserende forslag kan således også omfatte anlæg.

    Økonomi

    Den samlede opfølgning viser, at der er en strukturel udfordring i kommunens økonomiske situation, hvor driftsudgifterne stiger mere end finansieringen fra skatter og tilskud og dermed sættes økonomien under pres. Der forventes p.t. et samlet kassetræk på ca. 40 mio. kr. i 2019.

     

    BUL's budgetoverskridelse på de udvalgte områder forventes at blive på ca. 0,2 mio. kr.

  • 132. Dialogmøde med dagtilbud 2019

    Resume

    Børn, Unge og Læringsudvalget skal fastlægge dato, deltagerkreds og tage stilling til forslag om emner til dialogmøde med repræsentanter fra forældrebestyrelserne i Stevns kommunes dagtilbud i foråret 2019.

    Indstilling

    Børn & Læring indstiller til BUL, at

     

    1. godkende, at der afholdes dialogmøde med dagtilbud torsdag d. 25. april 2019 kl. 18.00 - 20.00 i Sundheds og Frivillighedscentret, Hovedgaden 46, Hårlev
    2. godkende, at det er alle forældrerepræsentanter og områdelederne, der inviteres til mødet.
    3. tage stilling til forslag om emner, der sendes til kommentar i forældrebestyrelserne.

    Beslutning

    Godkendt

    Sagsfremstilling

    I følge styrelsesvedtægt for dagpleje og dagtilbud skal der afholdes et årligt dialogmøde med Børn, Unge og Læringsudvalget og repræsentanter fra forældrebestyrelserne i dagtilbud.

    Der blev sidst afholdt dialogmøde på dagtilbudsområdet i Humlebien i maj 2018.

    Dialgmødet består typisk af dels en generel orientering om aktuelle emner, dels mere specifikke emner, som enten udvalget eller forældrebestyrelserne har ønsket at drøfte i fællesskab.

     

    Formen på dialogmødernne har hidtil været oplæg med efterfølgende drøftelser i mindre grupper, og møderne har været afholdt på skift i et af dagtilbudddene. Deltagerkredsen har de sidste to år bestået af udvalgets medlemmer, formænd, næstformænd, områdeledere, centerchef for Børn og Læring og områdets direktør.

     

    Børn, Unge og Læringsudvalget skal fastlægge dato for sådan et dialogmøde i foråret 2019, samt tage stilling til deltagerkreds og forslag til emner.

     

    Børn & Læring foreslår, at dagsordenen skal indholde følgende punkter:

    • status på implementering af den reviderede dagtilbudslov
    • status og input til frokostordninger i dagtilbud
    • status på områdestruktur for dagtilbudsområdet

     

    Børn & Læring foreslår, at dialogmødet holdes i Sundheds og Frivillighedscentret, Hovedgaden 46, Hårlev torsdag d. 25. april 2019, og at det er alle forældrerepræsentanter fra forældrebestyrelserne og områdelederne, der inviteres til dialogmødet. Deltagerkredsen foreslås udvidet ift. tidligere år for at sikre, at især foreslået punkt om status på frokostordning sker på baggrund af bred forældrerepræsentation til mødet.

     

    Forældrebestyrelserne vil efterfølgnede BULs behandling i januar 2019 få mulighed for at komme med ønsker til emner til dialogmødet. Sådanne ønsker til emner vil blive forelagt Børn, Unge og Læringsudvalget på mødet i marts 2019, hvor den endelige dagsorden fastlægges af BUL.

     

    Økonomi

    Sagen har ingen konsekvenser for Stevns kommunes budget

  • 133. Status på udviklingsplan og taskforce forløb

    application/pdf icon taskforce_-_udviklingsaftale_0.pdfapplication/pdf icon udviklingsplan_boern_laering_-_endelig_version_0.pdf

    Resume

    BUL orienteres om status på arbejdet med udviklingsplan og samarbejde med Socialstyrelsens taskforce

    Indstilling

    Børn og Læring indstiller til BUL, at

     

    1. Orienteringen tages til efterretning

    Beslutning

    Godkendt.

    Sagsfremstilling

    Status på genopretningsplanen, primo januar 2019,

    Udviklingsplan

    Med baggrund i genopretningsplanen er der i samarbejde med Socialstyrelsens taskforce nu udarbejdet   en udviklingsplan for området. Udviklingsplanen er endelig godkendt af Socialstyrelsens taskforce og direktion kort før jul. Udviklingsplanen er en videreudvikling af ”Overordnet plan for genopretning, digitalisering og udførsel af Task Forces anbefalinger” som indgår i den politiske sag fra 27.juni 2018, punkt 113.

    Udviklingsplanen skal ses som den konkrete handleplan for det videre arbejde med genopretning af myndighedsarbejdet på børne- og ungeområdet, der pågår i perioden 2018-2019.

    Planen bygger på task forcens tre overordnede anbefalinger, som de fremgår af ”Analyserapport Stevns Kommune, juni 2018” fra Socialstyrelsen og Ankestyrelsen.

    I den samlede plan indgår de tre overordnede anbefalinger som tre udviklingsplaner

    De tre udviklingsplaner består af:

    1.       Hurtig, ensartet, lovmedholdelig sagsbehandling.

    2.       Tydeligere retning på området og højere kvalitet i sagsbehandlingen.

    3.       Styrket samarbejde og praksis omkring den tidligt forebyggende indsats samt med udførerleddet.

    Endelig er der udarbejdet en tidsplan for genopretningsforløbet 2018-2019.

    Der vedlægges Udviklingsplan samt Samarbejdsaftale indgået mellem Stevns Kommune og Socialstyrelsens task force.

    Der er planlagt møder med Task Force for 2019 med et interval på 6-8 uger, hvor der følges op på fremdriften af Udviklingsplanen. Næste møde er d. 15.1.2019.

     

    Status Udviklingsplan,

    Ledelsestilsyn - I december er model for ny ledelsestilsynspraksis afprøvet på enkelte sagsbehandlere. Modellen sætter fokus på og kontrollerer at sagerne indeholder de grundlæggende elementer som en sag skal indeholde, og dermed opfylder lovgivningen. Dette i form af børnefaglig undersøgelse, handleplan, børnesamtale, inddragelse af forældre, opfølgning, samt at der foretages rettidige handlinger. Model med resultater for afprøvning vil i første omgang blive forelagt Task Force på mødet 15.1. Herefter vil der hver måned og første gang ultimo januar 2019 blive foretaget ledelsestilsyn gennem et udpluk af sager hos alle sagsbehandlere. Ledelsestilsynet skal give indblik i den generelle kvalitet  i sagsbehandlingen, om kvaliteten øges og hvis ikke, om der kan være behov for yderligere udviklingstiltag.

    Undervisning i systematisk sagsbehandling og sagssupervision - I samarbejde med Socialt og Pædagogisk Udviklings- og Kursuscenter (SPUK) er der d. 6.12. gennemført en kursusdag for alle sagsbehandlere og ledere med fokus på anvendelse af redskaber i systematisk sagsbehandling. Kurset er en genopfriskning af kursusforløb, der blev afviklet i foråret 2018 og indføring af systematikken for nye medarbejdere, der er kommet til siden.

    Kurset følges op af 4 enkelt dage de kommende måneder med mere teori og sagssupervision ud fra nye tillærte redskaber i systematisk sagsbehandling. Første dag afvikles d. 10.1. Sagsbehandlerne får her mulighed for at træne i egne sager. Der afsluttes med en opfølgende kursusdag i juni 2019.

    Efterslæb – Der er foretaget en ny opgørelse pr. 1.12.2018 i forhold til afdelingens efterslæb. Opgørelsen viser, at der mangler at blive udarbejdet 59 børnefaglige undersøgelser og 73 handleplaner. De 59 børnefaglige undersøgelser er betegnet som gamle undersøgelser,  der har overskredet 4 måneders fristen for at gennemføre en børnefaglig undersøgelse. De 73 handleplaner er handleplaner der mangler i aktive sager, hvor der er iværksat anbringelse, eller en forebyggende foranstaltning.  Der har tidligere været afsat  økonomi  til 3 ekstra vikarer i 2. halvår 2018, der skulle hjælpe sagsbehandlerne med at genoprette sagerne. På grund af flere langtidssyge sagsbehandlere i denne periode har det imidlertid været nødvendigt at anvende de ekstra resurser til at erstatte de langtidsyge. Der er af den årsag, fortsat et stort efterslæb i afdelingen. Afdelingen arbejder med en plan for,  hvordan  sagerne kan genoprettes inden 1.7.2019.

    Status personale

    Pr. 1.1.2019 havde Afdelingen for Udsatte Børn og Unge 2 vakante stillinger. Begge stillinger blev ledige som følge af to sagsbehandleres opsigelser.

    De to stillinger har været opslået, og er nu besat med 2 nye sagsbehandlere, som tiltræder 1.2.2019. Fra rekrutteringsprocessen kan positivt nævnes, at der indkom 18 ansøgninger til stillingerne, og at der heriblandt var mange kvalificerede ansøgere.

     

    Status DUBU

    Digitaliseringssystem – Udsatte Børn og unge (DUBU)  som Stevns Kommune gennem flere år har anvendt som IT fagsystem har udviklet en ny og mere brugervenlig version – 3.0, som erstatter nuværende version 2.0.  Ændringen sker per 2.1.2019, og gælder for alle de 73 kommuner, der er tilsluttet DUBU. DUBU skal som IT- system understøtte og fremme kvaliteten i sagsbehandlingen, samt levere ledelsesinformation, der kan oplyse om generelle tendenser og udvikling på området.

    Implementeringen sker i tæt samarbejde med IT. For at forberede sagsbehandlerne bedst muligt, har afdelingens superbrugere været på kursus og efterfølgende sammen med IT efterfølgende stået for oplæring af alle sagsbehandlere, administrative medarbejdere og ledere i den nye version. Der er afsat ekstra tid af i januar måned til implementering. Allerede fra førstedagen, har der dog vist sig at være udfordringer med den nye version, og implementeringsfasen vil derfor blive fulgt tæt af ledelsen.

     

     

     

  • 134. Diverse orienteringer - BUL 14. januar 2019 (Lukket)

  • 135. Underskriftsark (Lukket)