Referat

  • 249. Dagsorden - godkendelse

    Resume

    Godkendelse af dagsorden for BUL den 1. december 2020.

     

    Beslutning

    Godkendt.

  • 250. Politisk deltagelse i Børne- og ungepolitiske workshops - Afgørelse

    application/pdf icon bul_-_december_-_tids-_og_procesplan_sammenhaengende_boerne-ungepolitik.pdf

    Resume

    BUL vedtog på novembermøde ny tidsplan for det videre arbejde med sammenhængende børne- og ungepolitik. På mødet blev der ikke fastsat praksis for evt. politisk involvering i workshops. Dette forelægges nu til beslutning

    Indstilling

    Børn & Læring indstiller til BUL via direktionen, at

    1. fastsætte omfang af politisk deltagelse i workshops relateret til sagsfremstllingen og sammenhængende børne- og ungepolitik.
    2. BUL´s beslutning fremsendes efterfølgende til orientering i SSU og AET.

    Direktionen, 30. november 2020, pkt. 8:

    Det bør præciseres, at AET og SSU har sagen til politisk behandling på lige fod med BUL i hhv. marts og maj.

    Beslutning

    1. Der deltager én repræsentant fra BUL i hver workshop.

    2. Tiltrådt med direktionens tilføjelse om, at AET og SSU inddrages i hhv. marts og maj.

    Sagsfremstilling

    Projektleder for sammenhængende Børne- og Ungepolitik, Sarah El Hamoumi deltager under dette punkt.

    BUL traf i sag 235 på møde 10. november afgørelse om ny tidsplan for sammenhængende børne- og ungepolitik. Opdateret udgave af denne er vedhæftet som bilag.

    Der opereres i tidsplanen med forskellige muligheder for afholdelse af workshops, betinget af restriktioner relateret til Covid-19 på det tidspunkt workshops afholdes.

    Det ligger fast i tidsplanen, at interessentinddragelsesfasen vil blive opstartet foregå via et digitalt stormøde med alle interessenter, der er inviteret til workshops efterfølgende. På dette møde kan alle udvalgsmedlemmer deltage. Dermed har alle udvalgsmedlemmer fra berørte udvalg muligheden for at deltage i et opstartsmøde, hvor det er i høj grad er politisk niveau, der rammesætter den overordnede politik og det videre arbejde.

     

    Såfremt der kan afholdes workshop fysisk med cirka 20 deltagere:

    Forinden interessentmøderne vil blive afholdt, foreslås det, at hvert udvalg vælger op til fem forskellige deltagere til workshop, så der fra hvert udvalg er en deltager til hver workshop, såfremt der fra et udvalg et tilstrækkeligt antal udvalgsmedlemmer, der ønsker deltagelse. Hvis alle fem udvalgsmedlemmer ønsker at deltage i en workshop, bliver der en workshop med to deltagere fra udvalget. Alle udvalgsmedlemmer får derfor mulighed for, hvis ønsket, at deltage i en workshop.

    Den politiske involvering i workshops foreslås at foregå ved, at udvalgsmedlemmer primært har rollen som lyttende part, samt mulighed for at stille eventuelle opklarende spørgsmål. På den måde har udvalgsmedlemmer mulighed for at være med i processen og høre diskussionerne undervejs, der er baggrunden for det endelige input - men samtidig uden at påvirke interessenternes input.

     

    Såfremt interessentmøderne ender med at foregå digitalt, grundet covid-19 situationen:

    Ved mindre digitale workshops, skal der tages stilling til hvorvidt der skal være mulighed for politisk deltagelse i de enkelte digitale workshops.

    Det kan vælges, at der ikke er deltagere på politisk niveau til selve de digitale interessentmøder, hvor der kun vil være 10 deltagere, og hvor en del af workshopprocessen vil foregå i digitale møderum med fem deltagere. Det skal overvejes, om den politiske rolle kan ende med fylde en uforholdsmæssig stor andel af workshoppen set ift. øvrige interessenters taletid. Hvis det ikke er politisk deltagelse i workshops, kan der i stedet indtænkes en mere indgribende involvering af politisk niveau efterfølgende, eksempelvis via digitalt stormøde efter interessentinddragelsen. På den måde vil det politiske niveau være centralt i såvel opstart som opsummering af involveringsfasen. Politisk niveau vil fortsat kunne kommunikere direkte med interessenterne i disse to faser.

    Såfremt der ønskes politisk involvering i digitale workshop, foreslås at det maksimalt er to politiske deltagere pr. digital workshop. Dette vil fortsat give mulighed for, at alle udvalgsmedlemmer kan deltage i en workshop, såfremt de ønsker dette. Ved en sådan deltagelse, vil rollen i lighed med deltagelse i fysiske workshops være lyttende og med mulighed for at stille uddybende spørgsmål.  

  • 251. Tids og procesplan for analyse af ledelsesstruktur i dagtilbud - Godkendelse

    application/pdf icon tids_-og_procesplan_om_ledelsesstruktur_i_dagtilbud_.pdf

    Resume

    Kommunalbestyrelsen besluttede i budgetaftale 2021, at BUL i 2021 skulle analysere og analysere og vurdere ledelsesstrukturen på dagtilbudsområdet. BUL forelægges derfor procesplan for dette.

     

    Indstilling

    Børn & Læring indstiller til BUL, at

     

    1. godkende tids og procesplan for ændring af ledelsesstruktur i dagtilbud

    Beslutning

    Godkendt.

    Sagsfremstilling

     I politisk budgetaftale er indskrevet følgende:

     

    "Parterne har forpligtiget sig på at se nærmere på ledelsen af daginstitutionsområdet. Derfor vil børneudvalget i 2021 sætte emnet højt på prioriteringslisten. Vi tror på at god og tilstedeværende ledelse skaber gode rammer for vores børns trivsel og udvikling."

     

    BUL besluttede på møde 10. november 2020, at der på BUL´s decembermøde skulle fremlægges procesplan for ovenstående arbejde.

     

    Børn & Læring har derfor udarbejdet en tids- og procesplan for sådan en analyse. Tids- og procesplan er vedlagt som bilag.

     

    I processen med analysen skal der inddrages forskellige interessenter som forældrebestyrelser, diverse MED-udvalg, andre centre på rådhuset og de faglige organisationer.

     

    Hvis analysen medfører, at der sker ændringer i ledelsesstrukturen, skal der gøres opmærksom på, at dette vil komme til at berøre følgende områder:

     

    • Besættelse af lederstillinger, genplaceringer, opsigelsesvarsler mv.
    • Forældrebestyrelser
    • Administrative opgaver i dagtilbuddene
    • Ledelse, tilsyn og administration i dagplejen
    • Feriepasning
    • Synergieffekten i det pædagogiske arbejde på tværs af dagtilbud
    • Fælles udnyttelse af økonomi, kompetenceudvikling mv.
    • Rådhuscentrenes opgaver i forhold til dagtilbudsområdet
    • Centerchefens opgaver i forhold til dagtilbudsområdet

     

    I analysen vil ovenstående opmærksomhedspunkter, efter interessentinddragelsen, blive beskrevet mere uddybende.

    Der vil desuden blive fremlagt forskellige modeller for ledelsesstruktur, og hvor de økonomiske beregninger for de enkelte modeller vil blive beskrevet.

     

     

     

     

     

     

     

     

    Økonomi

    Sagen har pt. ingen økonomiske konsekvenser. De økonomiske konsekvenser, i forhold til de forskellige modeller på ledelsesstruktur, vil blive beskrevet i de efterfølgende sager.

  • 252. Procesplan for evaluering af SFO2 - Godkendelse

    Resume

    Kommunalbestyrelsen besluttede i budgetaftale 2021, at BUL i 2021 skulle analysere og vurdere muligheden for at gentænke SFO2. BUL forelægges derfor procesplan for dette.

    Indstilling

    Børn & Læring indstiller til BUL, at

     

    1. godkende procesplan i sagsfremstillingen.

    Beslutning

    Godkendt med den tilføjelse, at ungdomsskolen inddrages som interessent.

     

    Sagsfremstilling

    I politisk budgetaftale er indskrevet følgende:

     

    "Parterne er enige om, at skolefritidsordningen (SFO2) for de største børn skal gentænkes. I lyset af Corona er en del børn stoppet i skolefritidsordning og tilbringer tiden alene hjemme i stedet for. Børneudvalget bruger 2021 på at gentænke tilbuddet, så der kan tilbydes et attraktivt alternativ til det at være alene hjemme."

     

    BUL besluttede på møde 10. november 2020, at der på BUL´s decembermøde skulle fremlægges procesplan for ovenstående arbejde.

     

    Ift. forvaltningens kapacitet til at arbejde med SFO2 som tema, skal dette ses i sammenhæng med BUL´s ønske om igangsættelse af proces med analyse og forslag til ledelsesstukturen på dagtilbudsområdet. Det er centerchefens vurdering, at der ikke er personalemæssig kapacitet til at kunne gennemføre analyse af ledelsesstruktur på dagtilbudsområdet samtidig med analyse af SFO2. Dette, da personale der skal gennemføre analyserne i høj grad er sammenfaldende, og ud over analyserne har en lang række driftsopgaver. Med udgangspunkt i at analyse af ledelsesstrukturen på dagtilbudsområdet har højest prioritet, foreslås følgende procesplan.

     

    Marts 2021: BUL har ifbm. udvalgsmøde besøgsrundtur til kommunens tre SFO´er

    ApriL 2021: Der gennemføres workshop med interessenter til SFO med politisk deltagelse. Interessenter inkluderer SFO´erne, foreningslivet, bibliotekerne, musikskolen, Stevns Frivillighedscenter, forældrerepræsentanter, BUPL, FOA og Lærerforeningen. Yderligere interessenter kan identificeres og tilføjes.

    Maj 2021: Input fra workshop analyseres, bearbejdes og kvalificeres i samspil med relevante interessenter

    Juni 2021: Der fremlægges sag for BUL

     

    Ovenstående proces vil betyde, at evt. større strukturelle ændringer, der måtte kræve ændringer i nuværende SFO-personales ansættelsesforhold, først vil kunne gennemføres med virkning fra august 2022 ift. skolernes årsplanlægning. Øvrige ændringer, der er udgiftsneutrale eller finder sted via resursetilførsel, vil kunne indføres løbende fra august 2021.

  • 253. Oprettelse af udskolingsklasse på Stevns Dagskole - Godkendelse

    application/pdf icon 20.11.17_-_dagskolen_-_bilag_vedr_oekonomi.pdfapplication/pdf icon 20.11.17_-_hoeringssvar_vedr_udskolingsklasse_paa_dagskolen.pdf

    Resume

    KB skal tage stilling til, om der skal oprettes en udskolingsklasse med fuld fagpakke i Stevns Dagskole pr. 1. august 2021. Forslaget var en del af balanceforslag til budget 2021 og har derfor allerede været i høring. Se høringssvar i vedlagte bilag.

    Indstilling

    Børn & læring indstiller til KB via direktionen, BUL og ØU, at

    1. der oprettes en udskolingsklasse i Stevns Dagskole pr. 1. august 2021, som tildeles et årligt driftsbudget på ca. 1,5 mio. kr.
    2. finansiere driftsudgiften fra puljen til nye elever i specialtilbud (ca. 0,6 mio. kr. i 2021)
    3. give en anlægsbevilling i 2021 på 250.000 kr. til engangsudgifter ved etablering af udskolingsklasse
    4. finansiere anlægsbevillingen ved at frigive en del af det afsatte rådighedsbeløb fra puljen til faglige indsatsmiljøer

    Direktionen, 30. november 2020, pkt. 7:

    Anbefales

    Beslutning

    3 medlemmer (V+O+Ø) anbefaler indstillingerne.

     

    2 medlemmer (A) tager forbehold indtil ØU.

    Sagsfremstilling

    Elever i specialklasser har krav på at modtage undervisning i fuld fagpakke. I vores specialklasserække er det kun i meget begrænset omfang muligt, og ønskeligt, med undervisning i fuld fagpakke. Elever i specialklasser, der ikke har nytte af fuld fagpakke, skal konkret fritages fra en række fag.

    Der er dog en række udskolingselever, som under de rette vilkår ift. normering og klassestørrelse, vil kunne modtage undervisning i fuld fagpakke. Dette er også et ønske fra nogle forældre til elever i vores specialklasser. Undervises eleverne i fuld fagpakke, og har mulighed for en afgangseksamen i fagene, vil det også give dem bedre muligheder fremover.

    I den nuværende specialundervisningsstruktur i Stevns Kommune er dette som angivet svært at opfylde.

    For at tilgodese muligheden for fuld fagpakke, er det nu nødvendigt at visitere elever til tilbud enten uden for kommunen eller i andet regi. Der visiteres dermed pt. elever til specialundervisning i andre kommuner, på special- og efterskoler med fuld fagpakke.

    Det foreslås derfor, at der oprettes en udskolingsklasse med ovennævnte formål på Stevns Dagskole. Målgruppen for denne klasse vil være elever på 7.-9. årgang, som er motiverede, har stabilt fremmøde og under de rette omstændigheder vil kunne tage afgangsprøve i fagene. Der er tale om elever, som ikke vil kunne inkluderes i almenundervisningen.

    Målgruppen for foreslået skoletilbud er ikke sammenfaldende med målgruppen for Ungdomsdagskolen i regi af Ungdomsskolen. Ungdomsdagskolens målgruppe er i høj grad unge med fremmødeproblematikker, svage forudsætningen for at modtage fuld fagpakke, og for en stor dels vedkommende, interesse og talent for praksisfaglig læringstilgang. Ungdomsdagskolen målretter derfor deres fagpakke og pædagogik til denne målgruppe, og arbejder målrettet for at eleverne opnår stabilt fremmøde og uformelle såvel som formelle kompetencer, der giver adgang til erhvervsuddannelser.

    Der kan være enkelte, der hidtil er anvist til ungdomsdagskolen, som ved beslutning om at etablere udskolingsklasse på Dagskolen, fremadrettet vil blive anvist til udskolingsklassen på Dagskolen. Ligeledes kan en elev, ved positiv udvikling som følge af indsats i Ungdomsdagskolen, revisiteres til skoleplacering i udskolingsklasse  på Dagskolen, hvis dette på det givne tidspunkt er rette specialundervisningstilbud for eleven. Der forventes i forlængelse af ovenstående ikke nogen væsentlig ændring i Ungdomsdagskolens elevgrundlag.

    I opstartsfasen vil tilbuddet kun være for 7. og 8. årgang, derefter vil 9. årgang komme med og med tiden vil tilbuddet eventuelt kunne udvides med et tilbud til 10. årgang. En udvidelse til at omfatte 10. klasse vil dog kræve etablering af endnu en udskolingsklasse.

    Pt. er der ca. 5 elever, som benytter andre undervisningstilbud for at opnå fuld fagpakke. Derudover er der flere elever på mellemtrinnet i vores specialklasser, som er i målgruppen for et sådant tilbud.

    På Hotherskolen vil der være mulighed for at finde egnede lokaler til klassen. I forhold til faglig sparring mv. vil det optimale være en placering tæt på den øvrige dagskole. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt, at lokaler kan være i direkte tilknytning til Dagskolens lokaler, men det vil blive medtaget i forbindelse gentænkning af SFO-området. Hotherskolen vil ved placering skulle gentænke den samlede lokaleplan for skolen, og beslutning om udskolingsklasse i tilknytning til Dagskolen, kan altså medføre fysisk rokering af andre klasser hen over sommerferien.

    Tildelingen til udskolingsklassen på Dagskolen beregnes efter samme principper, som for ressourcetildelingen til de øvrige klasser på Dagskolen. Således vil klassen årligt koste mellem 1,4 og 1,5 mio. kr. Normeringen vil være op til 10 elever. Det vil over tid reducere udgiften til elever i eksterne tilbud. Det er ikke muligt at ”hjemkalde” de unge, der nu er placeret i specialundervisningstilbud i andre kommuner, medmindre dette er efter ønske fra forældrene.

    I beregningerne er det taget udgangspunkt i en forventning om, at 4 elever starter i tilbuddet pr. 1. august 2021, 7 elever i 2022/23 og 10 elever i 2023/24. Forvaltningen har viden om, at en række elever, der indtræder i målgruppen pr. 1. august 2021 vil ønske specialtilbud med fuld fagpakke, om nødvendigt i anden kommune. Dette ønske skal kommunen efterkomme, hvis ikke der kan anvises i sådant tilbud i kommunens eget undervisningsudbud.

    Den årlige tildeling til udskolingsklassen vil ligge omkring 1,5 mio. kr. og der forventes engangsudgifter på 250.000 kr.

    Elever, som visiteres til eller vælger et lignende skoletilbud i en anden kommuner, koster i gennemsnit 320.000 kr. pr elev pr. år, incl. behandling, men eks. transportomkostninger. Den gennemsnitlige omkostning til transport er omkring 15.000 kr. årligt.

    Oprettelsen af en udskolingsklasse på Stevns Dagskole vil på sigt kunne reducere udgiften til specialundervisning i andre kommuner, hvis behovet ikke ændres væsentligt

    Ressourcetildelingen til klassen, forventede opstarts-/engangsudgifter og forventet besparelse på eksterne tilbud er vedlagt i bilag ”22.11.17 – Dagskolen - bilag vedr. økonomi”. Af bilag ”22.11.17 – høringssvar vedr. udskolingsklasse” fremgår høringssvar fra Budget 2021, som vedr. udskolingsklassen. Alle høringssvar vedr. Budget 2021 kan finde i materialet fra KB-mødet 8/10 2020, sag nr. 455.

    Økonomi

    Sagen forventes ikke at have økonomiske konsekvenser for driftsbudgettet i 2021, idet udskolingsklassen finansieres fra pulje til nye elever. Forventet mindreforbrug fra 2022 indarbejdes i budget 2022.

    Sagen medfører en anlægsbevilling på 250.000 kr. Bevillingen bliver finansieret af en del af det afsatte rådighedsbeløb på 1.425.000 kr. Det resterende rådighedsbeløb er herefter 1.175.000 kr.

  • 254. Delegationsplanen, revideret - Godkendelse

    application/pdf icon ny_-_delegationsplan_samlet_plan_november_2020_udkast.pdfapplication/pdf icon eksisterende_-delegationsplan_samlet_plan_juli_2018_.pdf

    Resume

    Der er foretaget en revision af den samlede delegationsplan. Planen foreligges til kommunalbestyrelsens godkendelse.

    Indstilling

    Politik & Borger indstiller til KB via direktionen, BUL, PMT, SSU, AET og ØU, at

     

    1. de stående udvalg samt ØU drøfter og anbefaler indenfor eget område den reviderede delegationsplan.
    2. Kommunalbestyrelsen godkender den reviderede delegationsplan.

    Direktionen, 16. november 2020, pkt. 3:

    Anbefales.

    Plan, Miljø og Teknik, 1. december 2020, pkt. 406:

    Ændringerne for PMTs område anbefales

     

    Liste O ønsker til ØU-mødet oplysninger om hvor mange sager der forventes ifht. salg af smågrunde under 50.000 kr.

     

    Beslutning

    Anbefales.

    Sagsfremstilling

    De stående udvalg, ØU samt Kommunalbestyrelsen godkendte i starten af valgperioden den eksisterende delegationsplan.

     

    Forvaltningen lagde den gang op til, at delegationsplanen løbende skulle opdateres i forhold til ny lovgivning m.v. således at planen er anvendelig i hele valgperioden.

     

    Delegationsplanen er nu blevet gennemgået, og forelægges til politisk behandling og godkendelse.

     

    Til brug for sagens behandling er vedlagt både den eksisterende delegationsplan samt den reviderede.

     

    Den ansvarlige direktør / centerchef vil i forbindelse med fagudvalgenes behandling gennemgå de væsentligste ændringer indenfor for udvalgets område.

    Kort opsummering indenfor fagudvalgene:

     

    BUL

    • Små-rettelser / ajourføring af teksterne indenfor hvert lovgivningsområde.
    • Ingen ansøgning fra forvaltningen om ændringer i gældende delegationsbeføjelser.

     

    SSU

    • Der er foretaget en større revision af det teksterne indenfor hvert lovgivningsområde.
    • Ny opstilling har været nødvendig i forhold til gældende lovgivning.
    • Ligeledes har det været nødvendigt at fjerne de enkelte §´er indenfor hvert område, men i stedet kun anføre lov-områdernes overskrifter (F.eks. Rehabilitering, Socialpædagogisk støtte m.v.). Dette fordi de mange løbende lovændringer gør at §-henvisningerne meget hurtigt er misvisende.
    • Ingen ansøgning fra forvaltningen om ændringer i delegationsbeføjelser.

     

    PMT

    • Små-rettelser / ajourføring af teksterne indenfor hvert lovgivningsområde.
    • Ingen ansøgning fra forvaltningen om ændringer i delegationsbeføjelserne, udover en tilretning indenfor de områder, hvor delegationsbeføjelserne har været behandlet særskilt politisk behandlet. Bl.a. ekspropriation ved vejlove samt administrationsgrundlag ved kystbeskyttelse.

     

    AET

    • Ansøgning om ændring i delegationen fra kommunalbestyrelsen til fagudvalg vedr. Østsjællands Museum
    • Hvis ændringen imødekommes, indebærer det, at det kun er fagudvalget der godkender museets årlige fremsendelse af regnskab og budget, og ikke kommunalbestyrelsen.

     

    ØU

    • Beredskabsloven - tilrettet i forhold til nuværende beredskabssamarbejde.
    • Delegation til forvaltningen til køb af smågrunde (købspris under kr. 50.000)

    Lovgrundlag

    Lov om kommuernes styrelse

    Økonomi

    Ikke relevant for sagen

  • 255. Budgetproces 2021-2024 - Evaluering

    application/pdf icon inspirationsspoergsmaal_til_evaluering_af_budgetproces_2021.pdfapplication/pdf icon oekonomisk_politik_2020-2024.pdf

    Resume

    BUL skal evaluere budgetproces 2021-2024. Det sker med henblik på, at processen til stadighed udvikles og understøtter Stevns Kommunes aktuelle styringsbehov og de politiske ønsker til processen.

    Indstilling

    Økonomi indstiller til BUL, at

    1. udvalget evaluerer budgetproces 2021-2024
    2. alle udvalgs evalueringer sammenfattes i et bilag, som indgår i den kommende sag til ØU om den økonomiske politik for 2021-2025

    Beslutning

    Sagen drøftet. Fremadrettet fremlægges alle anlægsønsker fra decentrale enheder i budgetprocessen. Hvis forvaltningen ikke har haft mulighed for at kvalificere indkomne udgiftsoverslag, anføres dette og øvrige bemærkninger indgår i kommende sag til ØU om den økonomiske politik.

     

     

    Sagsfremstilling

    Budgetlægning er en vigtig opgave for kommunalbestyrelsen og en proces, der spænder over en længere periode og med et omfangsrigt materiale. Derudover er det i budgettet, at de overordnede rammer for kommunens opgaveløsning ligger.

     

    Formålet med evalueringen er at give mulighed for, at erfaringer fra den seneste budgetproces kan indgå i overvejelserne, når proceduren for budgetproces 2022-2025 skal planlægges og afvikles.

     

    De tidligere års cafémøder blev aflyst i år på grund af corona-virus, som medførte begrænsede muligheder for at mødes. Derudover blev budgetprocessen også påvirket af, at man afventede resultatet af en ny udligningsreform.

     

    Budgetprocessen for 2021 lagde igen op til inddragelse af organisationens ledere og medarbejdere via MED-udvalg. Der var fastsat tidsfrister for høringssvar, som var med til at sikre klarhed omkring høringsprocessen. Derudover var der arbejdet videre med budgetmaterialet, hvor budgetmaterialet og prioriteringsregneark som noget nyt lå i Teams.

     

    Evalueringen tager udgangspunkt i følgende:

    • Tidsplan og høringsproces
    • Fagudvalgenes budgetarbejde 
    • De politiske forhandlinger
    • Budgetmaterialet
    • Øvrige bemærkninger

     

    Spørgsmål til inspiration for evalueringen vedlægges som bilag 1.

     

    Den økonomiske politik for 2020-2024 blev godkendt af ØU den 14. januar 2020 og har følgende overordnede målepunkter:

    • Der skal tilstræbes, at den strukturelle balance bør vise et overskud, som kan finansiere prioriterede anlægsinvesteringer og som er robust overfor konjunkturudsving
    • Tillægsbevillinger skal så vidt muligt undgås
    • Kassebeholdningen skal være robust og den gennemsnitlige likviditet efter kassekreditreglen bør være på mindst 80 mio. kr. (Dette måltal blev dog i forbindelse med vedtagelsen af budget 2021 sænket til 65 mio. kr.)
    • Stevns Kommune skal bidrage til overholdelse af økonomiaftalen mellem regeringen og KL

     

    Den økonomiske politik er vedhæftet som bilag til sagsfremstillingen.

     

    Den overordnede tidsplan for budgetopfølgninger og budgetarbejdet for 2021 vil blive godkendt i forbindelse med den økonomiske politik for 2021-2025.

    Økonomi

    Ikke relevant for sagen.

  • 256. Kompensation til private dagtilbud for Covid-19-relaterede udgifter - Beslutning

    application/pdf icon oversigt_covid-19-udgifter_i_privatinstitutioner_m.fl_.pdf

    Resume

    Kommunen har i forbindelse med Økonomiaftalen for 2020 modtaget kompensation for Covid-19-relaterede merudgifter i perioden 15. april - 10. maj 2020. Kompensationen dækker også de Covid-19-relaterede udgifter i private tilbud. Der skal derfor tages stilling til omfanget af kompensationen til de private daginstitutioner og børnepassere samt finansieringen af kompensationen.

    Indstilling

    Børn & Læring indstiller til KB via direktionen, BUL og ØU, at

    1. der ydes fuld kompensation direkte til de private pasningstilbud for deres Covid-19-relaterede merudgifter i perioden 15. april til 10. maj 2020
    2. give en udgiftsbevilling på 73.000 kr. til konto for private pasningsordninger i 2020
    3. finansiere udgiftsbevillingen ved forbrug af kassebeholdningen

    Direktionen, 23. november 2020, pkt. 2:

    Anbefales.

    Beslutning

    Anbefales.

    Sagsfremstilling

    Kommunerne har i forbindelse med økonomiaftalen for 2020 modtaget kompensation for Covid-19-relaterede udgifter. Kompensationen, der dækker perioden 16. marts 2020 til 10 maj 2020, omfatter også de private pasningstilbud herunder private børnepassere.

    Det fremgår ikke at aftalen hvordan de private pasningstilbud skal kompenseres, men KL skriver ”Da kompensationen både dækker merudgifter i kommunale og private tilbud bør kommunen gå i dialog
    med de private institutioner omkring COVID-19 relaterede udgifter og i dialogen finde et niveau for kompensation til de private, som er i balance med den fornødne dokumentation og merudgiftsniveauet i kommunen i øvrigt.”

    På den baggrund har Børn & Læring bedt de tre privatinstitutioner og alle de private pasningsordninger i kommunen om en dokumenteret opgørelse af deres Covid-19-relaterede udgifter i perioden 16. marts 2020 til 10. maj 2020. Oversigt over de modtagne opgørelser vedlægges som bilag.

    Efter reglerne i dagtilbudsloven kan kommunen udelukkende kompensere de private pasningstilbud for Covid-19-relaterede udgifter via et tillægsbudget, hvori de budgetterede bruttodriftsudgifter øges, og dermed beregningsgrundlaget for tilskud til alle tilbud og pasningsordninger samt forældrebetalingen. Børne- og Undervisningsministeriet har 3. juli 2020 udstedt bekendtgørelse om kompensation for merudgifter i dagtilbud m.v. i 2020, der som følge af covid-19 er forbundet med genåbning heraf. Bekendtgørelsen giver kommunen hjemmel til at udmønte kompensationen for Covid-19 relaterede merudgifter direkte til institutionerne.

    De modtagne opgørelser viser et samlet Covid-19-merforbrug på i alt 73.000 kr. i perioden 15. april – 10. maj 2020.                                                    

    Kommunen har via økonomiaftalen modtaget kompensation for perioden 15. marts – 10. maj 2020 og skal derfor helt eller delvist dække udgiften for denne periode – i alt 73.000 kr.

    En sammenligning med det kommunale Covid-19-merforbrug viser at de private tilbuds merudgifter ligger væsentlige under merudgiften pr. barn i de kommunale dagtilbud, hvorfor det anbefales at der direkte til institutionerne ydes fuld kompensation for perioden 15. april - 10. maj 2020

    Eventuel kompensation for resten af året afventer udmelding om eventuel yderligere kompensation fra staten til kommunerne.

     

    Økonomi

      Sagen medfører en yderligere bevilling på Private pasningsordninger på 73.000 kr., som finansieres ved forbrug af kassebeholdningen.

  • 257. Udviklingen af Stevns Ejendomme - Godkendelse

    application/pdf icon dagsordenspunkt_stevns_ejendomme_-_videre_udvikling_behandlet_paa_moedet_27._februar_2020_kl._1800_raadssalen_i_kommunalbestyrelsen_2020.docx.pdfapplication/pdf icon dagsordenspunkt_stevns_ejendomscenter_behandlet_paa_moedet_22._juni_2016_kl._0830_moedelokale_8_i_oekonomiudvalget_2016.docx.pdfapplication/pdf icon stevns_ejendomme_beskrivelse_af_de_naeste_skridt.pdf

    Resume

    Kommunalbestyrelsen har besluttet, at teknisk servicepersonale på skolerne og midler til ejendomsdrift samles i Stevns Ejendomme pr. 1. januar 2021. Der er gennemført en dialog med berørte medarbejdere, hvori rammerne for den nye organisering er blevet drøftet og gennemgået.

     

    Kommunalbestyrelsen skal godkende, at der sker omplacering af budgetter fra de berørte udvalg til Vedligholdsespuljen og Pedelkorps samt udenomsarealer på skoler og SFO til Materielgården under PMT for 2021 og overslagsårene.

     

     

    Indstilling

    Teknik & Miljø indstiller til KB via direktionen, PMT, BUL, AET, SSU og ØU, at

     

    1. orienteringen tages til efterretning.
    2. godkende omplacering af budgetter fra nedennævnte udvalg til vedligholdelsespuljen med 2.247.000 kr. og 3.510.000 kr. til pedelkorps under PMT for 2021 og overslagsårene.
    3. godkende omplacering af budgetter fra udenomsarealer på skolerne og SFO med 51.000 kr. til Materielgården.

    Direktionen, 23. november 2020, pkt. 3:

    Anbefales.

    Plan, Miljø og Teknik, 1. december 2020, pkt. 396:

    Indstillingerne anbefales.

    Beslutning

    Anbefales.

    Sagsfremstilling

    På KB-mødet i februar 2020 blev det besluttet, at

    1. samle teknisk servicepersonale fra skoler og pedelkorps under Stevns Ejendomme og at organiseringen skal ske i 3 distrikter
    2. overføre decentrale midler til indvendigt og udvendigt vedligehold af kommunens bygninger til D&V-puljen under Stevns Ejendomme, med de i sagsfremstillingen nævnte undtagelser.
    3. beslutter, at pkt. 1 og 2 skal ske med virkning fra 1. januar 2021 efter involvering af brugerne, medarbejderne og MED-organisationen

     

    Omlægningen betyder, at der flyttes 7 årsværk fra skolerne til Stevns Ejendomme svarende til 3,5 mio.kr. i 2021 og overslagsårene. I alt vil der så fremover være 16 årsværk til teknisk service, som skal betjene alle kommunens ejendomme med undtagelse af hallerne, ungdomsskolen, Naturcentret og Fyret. Desuden flyttes samlet 2,2 mio. kr. i 2021 og overslagsåren, til ejendomsdrift fra de enkelte institutioner/områder til Drift- & Vedligeholdelsespuljen, der administreres af Stevns Ejendomme.

     

    Omplaceringerne sker som følgende:

     

     

     

    Stevns Ejendomme er nu klar til at gennemføre denne omlægning. Processen har været forsinket af, at vi umiddelbart efter beslutningen i februar blev sendt hjem på grund af Corona i starten af marts. Det planlagte møde med medarbejderne i marts blev derfor aflyst. Som situationen var i foråret var det ikke tilrådeligt at samle hele staben på en gang da der var særlige forholdsregler omkring teknisk servicepersonale på plejecentrene. Efter sommerferien har hele medarbejderstaben været samlet i september på Naturcentret, hvor vi gennemgik planerne i plenum og hvor medarbejderne inddelt i distrikter drøftede, hvad der var plus og minus ved den kommende omlægning. I løber af oktober måned har der været afholdt personlige samtaler med alle berørte medarbejdere, hvor den enkeltes rolle i omlægningen er blevet drøftet og hvor vi har talt om de forventninger og bekymringer den enkelte har haft i forbindelse med omlægningen. Parallelt med dette har der i hele perioden løbende været drøftelser og samtaler imellem ledelsen og medarbejdernes tillidsrepræsentant. Dels om processen og dels om den nye struktur.

     

    Medarbejderne har udtrykt forventninger om at man fremover bliver del af et større fagligt fællesskab med fokus på ejendomsdrift og at de fremover vil være i et fællesskab, hvor deres opgaver er kerneopgaven. De har forventninger til de mere fleksible muligheder for at hjælpe hinanden på tværs af teknisk service fx ved større opgaver.

     

    Bekymringerne har i høj grad været for om man bare blev flyttet vilkårligt rundt og ikke længere havde tilknytning til et bestemt sted. De fleste har udtrykt, at de gerne vil bevare et tilhørsforhold til det sted, hvor de har arbejdet hidtil.

     

    Hos brugerne har der været udtrykt bekymring for om skolerne stadig vil have noget teknisk personale de kan henvende sig til også med opgaver der ligger lidt uden for ejendomsdriften. Generelt har der været udtrykt et ønske om en vis nærhed af teknisk personale og at det ikke var ønskeligt, at det hele tiden var forskellige som kom på stedet. Det har været ønsket, at adgangen til teknisk personale skulle være nem og enkel for alle.

     

    Med afsæt i mange tilbagemeldinger og input bliver arbejdet pr. 1. januar organiseret således, at hvert distrikt har base på én af tre folkeskoler. Her vil der være tilknyttet en teknisk serviceleder, der får ansvar for den daglige koordinering af opgaverne i distriktet. Alle medarbejdere skal i udgangspunktet møde ind der, hvor de har plejet at møde ind. Herfra vil nogen af dem så tage ud og betjene andre bygninger  og andre vil blive på stedet og løse de derværende opgaver. Dette koordineres af servicelederen i området. Skolerne og plejecentrene vil stadig opleve, at der er fast og kendt teknisk personale på stedet. De bygninger, hvor der ikke har været fast betjening vil fremover opleve, at de ved, hvor de skal henvende sig og at der vil være en fast person som koordinerer deres opgaver.

     

    Brugerne vil fra 1. januar få adgang til at benytte en helpdesk for ejendomme via en app på telefonen, hvor de kan indmelde fejl og mangler eller andre opgaver de gerne vil have løst. Daginstitutionerne har i hele 2020 haft adgang til at benytte Helpdesken for at teste systemet. De har udtrykt stor tilfredshed med at have så let adgang til at indberette til Stevns Ejendomme. Fra 1. januar vil brugerne vide, hvilken serviceleder og hvilken projektleder i ejendomsservice som de kan henvende sig til. Servicelederen og lederen for Stevns Ejendomme skal med faste intervaller mødes med ledere for de forskellige kommunale institutioner for løbende at evaluere og udvikle teknisk service.

     

    Vi er således klar til at arbejde i den nye struktur. Medarbejdere og ledere er klar til at vi fremover fortsat skal arbejde med at videreudvikle vores processer så vi kan optimere driften og øge bygningskvaliteten. Under coronakrisen har vi i flere situationer taget strukturen på forskud, idet flere af pedellerne i pedelkorpset har været involveret i opgaver andre steder end der, hvor de plejer at høre til. De har fx hjulpet til på daginstitutionsområdet med at oprette midlertidige institutioner, flytte møbler og indrette håndvaske. Pt. har vi en pedel, der distribuerer værnemidler og passer lageret af mundbind, visirer og håndsprit. Der er også en pedel, som fungerer som parkeringsvagt ved coronatestcenteret på Stevnshøj. På Strøbyskolen har Stevns Ejendomme deltaget i at ansætte den nye teknisk serviceleder og en ny teknisk servicemedarbejder. Alt i alt har vi i krisetiden haft adskillige eksempler på, at muligheden for at udnytte ressourcerne fleksibelt på tværs af centrene har gjort, at vi har kunnet håndtere større opgaver og dirrigere kræfterne derhen, hvor det brænder mest. Det har været situationer, hvor vi har kunnet se styrkerne ved at samle kræfterne i en mere fleksibel og robust organisering.

     

    På ØU's møde den 17. marts 2020 sag nr. 252 skete der en hamonisering af de kommunale udenomsarealer. I den forbindelse blev der omplaceret budgetter fra ejendomme med undtagelse af skolerne. Skolerne skulle afvente etablering af Stevns Ejendomme. Der omplaceres derfor midler fra skolerne til Materielgården med 51.000 kr.

     

    Diverse referater fra foregående poltisk behandling af sagen er vedlagt som bilag.

    Økonomi

    Sagen har ingen økonomiske konsekvenser, idet de 5.757.000 kr. til drift og vedligholdelsespuljen og Pedelkorps samt 51.000 kr. til materielgården, som kan finansieres af de eksisterende budgetter til opgaverne.

    Historik

    KB juni 2016

    KB februar 2020

  • 258. Diverse orienteringer - BUL 1. december 2020 (Lukket)

  • 259. Underskriftsark (Lukket)